Od toho, jak spravujete čas, závisí na vaší pohodě, produktivitě, dobré náladě. Využijte těchto tipů a vytvořte plán, který by byl téměř smrtelný hřích, který by vás porušil.
1. Potřebujete pracovat bez přerušení
Pokud jste převážně intelektuální práce (například jste projektant, inženýr, spisovatel, vědec), je třeba se soustředit na svůj úkol a chytit tzv toku. Chcete-li pracovat dobře a produktivně, nechte v rozvrhu jasné intervaly, během kterých nebudete rozptýleni, přerušeni a opusťte pracoviště. Použijte tato časová okna pouze pro práci.
Optimální čas lze snadno vypočítat podle pravidla, které navrhl manažer společnosti Facebook David Gillis.
Ve vašem plánu na týden by měly být nejméně šest intervalů alespoň tři a půl hodiny, výhradně rezervované pro práci bez přerušení.
To je obtížné, ale je nutné usilovat o to. Ve skutečnosti je třeba pracovat každý den před večeří po dobu tří a půl hodiny. A najděte den, kdy budete pracovat tři a půl hodiny bez přestávky a po večeři.
Zkontrolujte svůj plán. Existuje místo pro uplatnění tohoto pravidla? Pokud není místo, máte problém. A musíte to naléhavě vyřešit.
Co se stane, pokud se nebudete řídit tímto pravidlem?
- Nebudete produkovat práci.
- Budete muset práce dokončit po hodinách, v noci nebo strávit svůj víkend.
Po dlouhou dobu v tomto stavu zřejmě nebudete trvat. Takže zkuste znovu sestavit plán tak, aby odpovídal pravidlu. K tomu můžete:
- odkládat schůzky tak, aby vás neodvrátili od práce;
- najít den, během kterého se nebude konat schůze, žádné schůzky, žádné prkna;
- promluvte s manažerem: určitě je připraven optimalizovat váš den, abyste pracovali efektivněji.
Když sestavíte časový plán, ve kterém jsou tyto dočasné bloky přesně definovány, zacházejte s nimi, jako by to byly klenoty babičky. Posvátná kráva. Láhev sbírkového vína.
Chcete-li, aby bylo snazší dodržovat nový plán, vysvětlete si proč. Nastavte si vlastní cíl. Řekněme například: “Chci dokončit projekt za týden.”
Bude pro vás snadné a příjemné pracovat. Najděte si pohodlné místo, vypněte oznámení v telefonu a vypijte kávu. Chyť tok a připojte se k procesu.
2. Přezkoumejte plán týdně
Rozhodněte o prioritách
Váš plán by měl mít v pondělí plánované 30minutové okno. Tuto dobu použijte ke změně kalendáře na příští týden. Rozhodněte, které tři hlavní cíle musíte dosáhnout v příštích sedmi dnech. Jaké jsou vaše priority?
Nezapomeňte zkontrolovat všechny schůzky naplánované pro tento týden. Neměly by přerušit bloky pracovního času.
- Pokud jste pozváni k účasti na události, o které nic nevíte, napište organizátorovi a požádejte o program události.
- Pokud máte setkání s osobou, ale tentokrát nic nemluví, zrušte to.
- Pokud máte plánovanou schůzku nebo prezentaci, naplánujte také čas na přípravu.
- Pokud schůzka není plánována, ale máte několik důležitých otázek osobě nebo týmu, naplánujte schůzku, schůzku nebo alespoň telefonní hovor.
Aktivní plánování není snadné. Ale na oplátku získáte příjemný pocit úplné kontroly nad vaším časem po dobu sedmi dnů.
3. Zeptejte se sami sebe, takže pokud potřebujete být na tomto setkání
Setkání, schůzky, prezentace – to vše spotřebuje hodně času. Obvykle jsou takové události nepohodlně a zcela neúčinné. Proč jsou potřebné?
Proč se na nich objevujeme?
- Nechceme rozrušit druhou osobu. Říkal vám schůzku, takže musí něco probrat. Neochotně souhlasíte s tím, že přijdete na schůzku a obětujete své důležité věci.
- Cítíme se do procesu zapojeni. Pokud například celý tým diskutuje o projektu, zdá se vám, že musíte určitě přijet. Jinak si kolegové budou myslet, že nejste tak odhodláni jako ostatní.
- Touha držet krok s věcmi. Pokud se schůzka jeví jako důležitá (například se na ní podílí někdo z vedení nebo plánuje osudné rozhodnutí), přirozeně se chcete na tom setkat.
Ve skutečnosti by vaše efektivita mohla být vyšší, pokud byste zůstali na pracovišti a neodstranili by se od procesu. Jak víte, které schůzky musíte navštěvovat a které z nich můžete přeskočit? Použijte toto pravidlo.
Musíte jít na schůzku, pokud:
a) jste si jisti, že vaše přítomnost ovlivní výsledek jednání,
b) zvýšíte svou účinnost prostřednictvím této schůzky.
Chcete-li zjistit, zda vaše přítomnost ovlivní výsledek schůzky, zeptejte se sami sebe, zda se chystáte mluvit o vaší práci nebo chcete sedět tiše. Možná v hale bude někdo, kdo může vyjádřit svůj názor více sebevědomě a lépe.
Chcete-li pochopit, zda budete po této schůzce účinněji pracovat, zeptejte se sami sebe, zda se na tomto setkání naučíte něco nového. Pokud nechcete dozvědět něco nového, se nebude ptát, nebude mluvit o své práci, a proto neočekáváme konstruktivní kritiku, pak se vaše výkonnost je nepravděpodobné, že by zvýšení.
Pokud ani v prvním, ani v druhém případě nedokážete vysvětlit, proč musíte přijít na toto setkání, vynechejte to. Váš čas je omezen a musíte ho každou minutu používat moudře.
4. Uskutečnit setkání
Některé schůzky a schůzky mohou být efektivnější a přinášejí více výsledků. Zkontrolujte, zda se vaše pracovní událost shoduje s těmito kritérii, a odpovězte na několik otázek.
- Existuje jasná agenda a účel schůze. Pokud nejsou přítomni, požádejte organizátora, aby oznámil, co přesně musí být dosaženo na závěr zasedání.
- Jsou účastníci jednání přítomni na schůzi? Čím větší je hoblík, tím dražší stojí každý člen týmu, tím více dovedností a dovedností vyžaduje manažer.
- Je možné rozdělit velké setkání na několik malých setkání? Celý tým tak bude během setkání pracovat, vyjádřit svůj názor, diskutovat o provedené práci.
- Zahájí se diskuse? Sledujte svůj čas: když se změní téma konverzace, je snadné zapomenout a zapomenout na kolik minut zbývá do konce schůzky. Nenechte se ztrácet drahocenný čas tak bezmyšlenkovým způsobem. Připomeňte svým kolegům: “Zbývá nám 10 minut a my jsme se nedotkli několika otázek”.
5. Nechte čas na studium a kreativitu
Ne všechny důležité úkoly musí být provedeny naléhavě. Nezapomeňte však naplánovat čas pro tyto aktivity.
V závislosti na tom, jaký cíl si nastavíte, nechte okno pro učení, kreativitu nebo hledání inspirace. Může to být poměrně malý – doslova pár hodin. Ale za pár let vám poděkujete za tyto šťastné hodiny. I taková malá investice do budoucna přinese zisk.
Například, opravdu rád kreslím a věřím, že tato dovednost nemůže být ztracena. Proto ve svém rozvrhu existují dvě hodiny, které jsou přiděleny pouze k výkresu. Maluji v neděli – to je nejméně rušný den v mém plánu. To stačí k zábavě a nezapomeňte, jak držet štětec v ruce.
6. Nezapomeňte: musíte udělat vše, co je plánováno
Bez ohledu na to, zda to chcete udělat, nebo ne.
Velice se mi líbí dvojnásobný cheeseburger, ale jídlo je mnohem méně často než saláty, obiloviny a polévky. Jednoduše proto, že neustále jedíte na dvojitých cheeseburgerech, nebudete zdravý a silný. Někdy je velmi těžké přinutit si jíst správné jídlo. Tyto slabiny je však třeba překonat, protože je to dobré pro zdraví.
Totéž platí pro váš plán. Dělejte to, co máte rádi. Dělejte také to, co nemáte rádi, ale co je pro vás užitečné, vaši kariéru, zdraví a rozvoj. Položky ve vašem rozvrhu se nezobrazily: již jsme zlikvidovali všechny nepotřebné věci, zbývá jen to, co vám pomůže být lepší.
Nyní nelze program porušovat.
