Wie organisieren Sie Ihren Tag: Methoden der Genies der Produktivität

Die Methode von Benjamin Franklin

Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) war der Sohn des Seifenmachers, aber dank seiner Selbstorganisation und Disziplin gelang es ihm in vielen Bereichen: Politik, Diplomatie, Wissenschaft, Journalismus. Er ist einer der Gründerväter der Vereinigten Staaten von Amerika – er beteiligte sich an der Schaffung der Unabhängigkeitserklärung und der Verfassung des Landes.

Das Porträt von Franklin steht auf einem Hundert-Dollar-Schein, obwohl er niemals der Präsident der Vereinigten Staaten war. Ihm wird die Autorschaft solcher geflügelten Sätze zugeschrieben, wie “Zeit ist Geld” und “Verschiebe nicht bis morgen, was du heute tun kannst”.

Zeit für Franklin hatte wirklich eine große Bedeutung.

Liebst du das Leben? Dann verschwende keine Zeit, denn Zeit ist der Stoff, der das Leben ausmacht.

Benjamin Franklin

Im Alter von 20 Jahren entwickelte Franklin ein Zeitmanagementsystem, das er sein ganzes Leben lang genießen konnte. Zeitgenossen nannten es die “Franklin-Pyramide” (manchmal gibt es auch den Namen “Pyramide der Produktivität” – Produktivitätspyramide).

Pyramide von Franklin - wie man deinen Tag organisiert

Im Zentrum der Pyramide stehen die Lebenswerte. Dies sind moralische Richtlinien zur Lösung von Problemen. Franklin nannte sie Tugenden.

Für sich selbst identifizierte er 13 Tugenden: Mäßigung, Stille, Liebe zur Ordnung, Auflösung, Genügsamkeit, Industrie, Aufrichtigkeit, Gerechtigkeit, Mäßigung, Sauberkeit, Ruhe, Keuschheit und Demut.

Zur täglichen Arbeit an sich selbst begann Franklin ein spezielles Notizbuch, das für jedes Lebensprinzip zu der Seite führte. Jede Seite hat er in sieben Spalten (Tage der Woche) verschüttet. Dann führte er 13 horizontale Linien nach der Anzahl der Tugenden.

So konzentrierte er sich jeden Tag auf eine der Tugenden und abends auf die Quadrate, die als Verfehlungen auf dem Weg zur “moralischen Vollkommenheit” bezeichnet wurden.

Der nächste Schritt der Franklin-Pyramide ist ein globales Ziel. Es basiert auf den Prinzipien des Lebens und beantwortet die Frage: „Was ich von N Jahren erreichen will“ Das übergeordnete Ziel für den Arzt, zum Beispiel, kann der Wunsch sein, den Leiter der Abteilung bis 35 Jahre werden auf und für den Manager – Ihren Start ausgeführt wird.

Benjamin Franklin ist wirklich der Urvater der Planung. Er hielt sich immer an die Routine und malte buchstäblich jeden Schritt, den er machte. Daher weiter in seiner Pyramide gehen:

  • Masterplan – Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erreichung eines globalen Ziels;
  • langfristiger Plan – Ziele für die nächsten 3-5 Jahre;
  • kurzfristiger Plan – Aufgaben für das nächste Jahr und den nächsten Monat;
  • Planung für die Woche und den Tag.

Alle Stufen der Pyramide sind sequentiell angeordnet – jede folgende basiert auf der vorherigen.

Fazit

Um Ihren Tag nach Franklins Methode zu organisieren, müssen Sie sich für die grundlegenden Lebensprinzipien entscheiden, ein globales Ziel festlegen und einen Plan erstellen, um es zu erreichen.

Für die langfristige und kurzfristige Planung können Sie eines der elektronischen Tools verwenden oder ein Papierpad starten und das System “Quick Records” implementieren.

Die Steven Covey Methode

Einer der Anhänger des Franklin-Systems ist Stephen Covey. Dies ist ein weltbekannter Experte und Coach im Bereich Management. Covey ist ein professioneller Redner und Autor vieler Bücher. Einer von ihnen wurde in die Liste der einflussreichsten Wirtschaftsliteratur des Time Magazine aufgenommen.

Dies ist das Auszeitbuch “Sieben Fähigkeiten hocheffektiver Menschen”. Covey schrieb es 1989, wurde aber erst nach der Wiederveröffentlichung 2004 zu einem Bestseller.

Das Covey-Konzept basiert auf einer Abfolge von sieben Fähigkeiten.

  1. Um eine Säge zu schärfen, muss diese ständig verbessert werden.
  2. Um Synergie zu erreichen, also um gegenseitig vorteilhafte Interaktion zu erreichen.
  3. Sei proaktiv.
  4. Versuche zuerst zu hören und erst dann – um gehört zu werden.
  5. Beginnen Sie damit, das ultimative Ziel zu präsentieren.
  6. Im Sinne von “gewonnen – gewonnen” denken.
  7. Tue zuerst, was zuerst getan werden muss.

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Implementieren Sie die letzte Fähigkeit wird die Matrixverteilung von Aufgaben und Priorisierung helfen. Ihr Covey lieh sich vom 34. US-Präsidenten Dwight David Eisenhower (Dwight David Eisenhower).

Die Eisenhower-Matrix - wie Sie Ihren Tag organisieren

Alle Aufgaben sind in vier Gruppen unterteilt:

  1. Dringend und wichtig (muss so schnell wie möglich erledigt werden);
  2. Nedorchnye wichtig (strategische Aufgaben mit einer fernen Frist);
  3. Dringend nicht wichtig (Sie müssen es schnell tun, aber Sie können es verschieben oder selbst tun);
  4. Unentbehrlich und unwichtig (in der Regel können solche Fälle gelöscht oder Dritten anvertraut werden).

Laut Covey, erfolgreiche Menschen sich selten unter Zeitdruck finden so schnell begradigen die Aufgaben der Kategorien 1 und 3, und ohne Mitleid spenden Dinge aus dem Quadrat der 4. In diesem Fall 60-80% der Zeit und Mühe, die sie geben, um die Lösung der Probleme von Platz 2, weil sie die Lokomotive des Fortschritts sind.

Fazit

Um am Ende oder am Anfang des Tages effektiver zu werden, schreibe die Aufgaben vor dir auf und bitte sie, sie mit der Eisenhower-Matrix (oder der Covi-ko-Matrix, wie du magst) zu priorisieren. Dazu können Sie Eisenhower (iOS) oder MyEffectivenessHabits (Android) verwenden. Versuchen Sie, das Verhältnis zu beobachten: 40% – wichtige dringende Angelegenheiten, 60% – wichtig nicht dringend.

Die Tim Ferriss-Methode

Timothy Ferriss (Timothy Ferriss) – ein beliebter Produktivitätsguru. Aufzeichnungen seiner öffentlichen Auftritte sammeln Millionen von Ansichten, und die Bücher divergieren in den gleichen großen Ausgaben.

Kein Wunder – wer will nicht “4 Stunden pro Woche arbeiten, nicht aus dem Büro rennen” von einem Anruf zu einem Anruf, und gleichzeitig überall leben und reich werden? Das gleiche Buch von Ferriss wurde die Nummer eins auf den Bestsellerlisten der New York Times und The Wall Street Journal.

Seine Methode steht auf zwei Walen:

  1. Paretos Gesetz: 20% der Bemühungen geben 80% des Ergebnisses und die restlichen 80% der Bemühungen – nur 20% des Ergebnisses. Dies bedeutet, dass Sie sich auf Aktivitäten konzentrieren müssen, die wirklich wichtig sind.
  2. Law of Parkinson: Die Arbeit füllt sich die ganze Zeit, veröffentlicht auf ihr. Dies bedeutet, dass der Task genau so viel zugewiesen werden sollte, wie zur Ausführung erforderlich ist.

Um mehr zu verwalten, müssen Sie die Dauer des Arbeitstages nicht erhöhen. Im Gegenteil, schneiden Sie es, konzentrieren Sie sich nur auf das wirklich Wichtige. Lassen Sie den Rest beiseite, lagern Sie aus oder delegieren Sie.

Der Ansatz von Ferriss entspricht der Planungstechnik 1-3-5. Seine Essenz ist einfach: Eine wichtige Sache wird in die Liste der Fälle eingetragen, drei mittlere und fünf kleine. Es gibt insgesamt neun. Sie sind a priori verteilt in Bezug auf die Dringlichkeit, die hilft, das Gefühl eines Notfalls loszuwerden.

Ferriss – der Gegner von Multitasking und Informationsüberflutung. Bei der gleichzeitigen Ausführung mehrerer Fälle gibt es eine Defokussierung der Aufmerksamkeit. Infolgedessen steigt die Produktivität nicht, sondern sinkt. Gleiches gilt für die kontinuierliche Aufnahme von Informationen. Die ständige Überprüfung von Post, Instant Messenger und sozialen Netzwerken schafft nur ein falsches Gefühl der Beschäftigung, bringt es aber nicht näher ans Ziel.

Aber Stress, im Gegenteil, Ferriss betrachtet unsere Helfer.

Angst ist ein Indikator. Angst ist unser Freund. Manchmal zeigt er, was nicht zu tun ist, zeigt aber öfter, was es wert ist.

Tim Ferriss

Es sollte angemerkt werden, dass Tim Ferriss nicht der einzige ist, der nach Produktivität strebt und weniger arbeitet. Stever Robbins (Stever Robbins), Autor des Buches „9 Schritte, um diese Arbeit weniger zu gewährleisten und eine höhere Produktivität“, bietet diese Methode der „aktiven Tagen“, wenn an einem bestimmten Tag ein „Supervisor“ ernennen, der die Fortschritte überwachen.

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Fazit

Diese Methode wird Ihnen zusagen, wenn Sie einem strengen Zeitplan nicht folgen können und To-Do-Listen für Sie nicht funktionieren. Bauen Sie Ihren Tag so auf, dass 20% der Zeit die komplexesten und wichtigsten Angelegenheiten betrafen. Der Rest sollte wie gewohnt weitergehen. Mit anderen Worten, wenn Sie ein Geschäftstreffen abhalten müssen, müssen Sie den Tag, die Zeit und die Dauer auswählen und den Zeitplan strikt einhalten. Der Rest des Tages kann jeder laufenden Arbeit gewidmet werden.

Die Methode von Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky ist ein Experte auf dem Gebiet des Zeitmanagements, Gründer und Leiter des gleichnamigen Unternehmens. Ihre Besonderheit besteht nicht darin, originelle Entwicklungen zu schaffen, sondern darin, dass sie die Methoden des Zeitmanagements einfach und einfach aufstellt und sie den heimischen Realitäten anpasst.

Archangelsky ist Autor mehrerer populärer Wirtschaftsbücher: “Arbeit 2.0: Durchbruch in die Freizeit”, “Zeitformel”, “Zeitfahren” und andere.

Letzteres ist am beliebtesten. Das “Time-Drive” erzählt von der Wichtigkeit von Planung, Zielsetzung und Motivation und gibt auch effektive Methoden des Zeitmanagements und des Kampfes gegen Verschleppung.

  • “Frösche”. Jeder hat langweilige Aufgaben, die für später immer wieder verschoben werden. Diese unangenehmen Dinge häufen sich und zerquetschen psychisch. Aber wenn jeder Morgen mit “Frosch essen” beginnt, ist das erste, was zu tun ist, eine uninteressante Aufgabe, und dann geht es weiter zu den anderen, dann werden nach und nach die Dinge aussortiert.
  • “Anker”. Dies sind materielle Bindungen (Musik, Farbe, Bewegung), die mit einem bestimmten emotionalen Zustand verbunden sind. “Anchors” werden benötigt, um sich auf eine bestimmte Aufgabe einzustellen. Zum Beispiel können Sie sich trainieren mit E-Mail an die klassische Musik zu arbeiten, und immer dann, wenn Faulheit den Posteingang entladen wird, müssen Sie nur schließen Mozart oder Beethoven die Welle der notwendigen psychologischen zu fangen.
  • “Beefsteak von einem Elefanten”. Je größer die Aufgabe ist (schreiben Sie eine Dissertation, lernen Sie eine Fremdsprache usw.) und je schwieriger die Frist ist, desto schwieriger ist es, mit der Umsetzung zu beginnen. Angst ist nur Maßstab: Es ist unklar, wo man anfangen soll, wenn es genug Stärke gibt. Solche Aufgaben werden “Elefanten” genannt. Der einzige Weg, “einen Elefanten zu essen”, besteht darin, “Steaks” daraus zu kochen, das heißt, ein großes Geschäft in mehrere kleine zu verwandeln.

Es ist bemerkenswert, dass Gleb Archangel große Aufmerksamkeit schenkt nicht nur zu rationalisieren Prozesse arbeiten, aber auch der Rest (der vollständige Name seiner Bestseller-Buch – „Time Antrieb: wie die Zeit haben, zu leben und zu arbeiten“). Er ist überzeugt, dass ohne eine gute Erholung, darunter einen gesunden Schlaf und körperliche Aktivität, Sie nicht produktiv sein kann.

Fazit

Planen Sie jeden Tag. Todoist, Wunderlist, TickTick und andere ähnliche Programme und Dienste helfen Ihnen dabei. Schwierige große Aufgaben werden in einfache kleine aufgeteilt. Mache am Morgen die unangenehmste Arbeit, um in der verbleibenden Zeit nur das zu tun, was du magst. Entwickeln Sie Auslöser, die Ihnen helfen, mit Faulheit umzugehen, und vergessen Sie nicht, Ruhe in den Zeitplan aufzunehmen.

Methode Francesco Cirillo

Vielleicht kennen Sie Francesco Cirillo nicht, aber Sie haben wahrscheinlich schon von Pomodoro gehört. Cirillo ist der Autor dieser berühmten Zeitmanagementtechnik. Zu seiner Zeit hatte Francesco Probleme mit seinen Studien: Der junge Mann konnte sich nicht konzentrieren, er war die ganze Zeit abgelenkt. Ein einfacher Küchentimer in Form einer Tomate kam zur Hilfe.

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Das Wesen der Pomodoro-Methode: Die für die Arbeit vorgesehene Zeit ist “Tomate”. Eine “Tomate” = 30 Minuten (25 Minuten für Arbeit und 5 für Ruhe). Starte den Timer und arbeite mit maximaler Wirkung und minimalen Ablenkungen für 25 Minuten. Das Signal ertönt – es ist Zeit für eine fünfminütige Pause. Starten Sie dann den Timer neu.

Daher wird die Produktivität anhand der Anzahl der “Tomaten” pro Tag gemessen. Je mehr desto besser.

Um nicht 25 Minuten zu investieren, muss eine Aufgabenliste vorbereitet werden. Darin können Sie auch die Anzahl der ganzen “Tomaten” (ein Kreuz ist gegenüber der Aufgabe platziert) und Ablenkungen (ein Apostroph wird platziert) markieren. Auf diese Weise können Sie bestimmen, wie lange die Ausführung einer Aufgabe dauerte und wie schwierig sie war.

Die Pomodoro-Methode ist erschwinglich und flexibel. Möchten Sie – führen Sie eine To-Do-Liste auf Papier und messen Sie die 25-Minuten-Segmente mit einem Küchentimer, und wenn Sie möchten – verwenden Sie spezielle Dienste und Anwendungen.

Windows OS X und iOS Android
PomodoroApp Pomodoro Zeit ClearFocus
Konzentriere dich darauf Tadam Pomotodo
Tomighty Flache Tomate Uhrwerk-Tomate

Nach Cyrillo beträgt die optimale Dauer der “Tomate” 20-35 Minuten. Aber nachdem Sie die Technik gemeistert haben, können Sie experimentieren und die Intervalle für sich selbst ändern.

Im Detail mit der Methode Francesco Cirillo kann hier gefunden werden.

Fazit

Zu Beginn des Tages, machen Sie eine Liste von Fällen und führen Sie sie aus, messen Sie die Zeit mit “Tomaten”. Wenn Sie für 25 Minuten abgelenkt sind, setzen Sie das Symbol gegenüber der Aufgabe. Wenn die Zeit abgelaufen ist, aber die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist, setzen Sie + und widmen Sie die nächste “Tomate”. Schalten Sie während einer fünfminütigen Pause komplett von der Arbeit zur Ruhe: gehen Sie herum, hören Sie Musik, trinken Sie Kaffee.

Also, bevor Sie fünf grundlegende Zeitmanagementsysteme haben, mit denen Sie Ihren Tag organisieren können. Sie können sie genauer studieren und zu einem Apologeten für eine der Techniken werden, oder Sie können Ihre eigenen erarbeiten, indem Sie verschiedene Techniken und Techniken kombinieren.

GTD – eine Alternative zum Zeitmanagement

David Allen (David Allen), Schöpfer der GTD-Methodik, ist einer der berühmtesten Theoretiker der persönlichen Effektivität. Sein Buch “Wie man Dinge in Ordnung bringt: Die Kunst der Produktivität ohne Stress” wurde Time Magazine als das beste Business-Buch des Jahrzehnts benannt.

Der Begriff Getting Things Done ist hörbar, und viele identifizieren ihn fälschlicherweise mit dem Zeitmanagement. Aber selbst Allen selbst nennt GTD “die Methode der Steigerung persönliche Wirksamkeit“.

So hat der Experte in dieser Sache Vyacheslav Sukhomlinov den Unterschied zwischen dem Zeitmanagement und GTD erklärt.

GTD ist kein Zeitmanagement. Zeitmanagement ist unmöglich. In Tagen haben alle die gleiche Anzahl von Stunden. Es kommt nicht auf die Zeit an, sondern darauf, was Sie damit füllen. Sie müssen in der Lage sein, große Ströme eingehender Informationen zu verarbeiten, zu bestimmen, welche Maßnahmen notwendig sind, um die Ziele zu erreichen, und natürlich handeln. GTD ist darüber. Dies ist eine bestimmte Art zu denken und zu leben. Und bei GTD geht es um den Strömungszustand und die Reduzierung von psychischem Stress.
Vyacheslav Sukhomlinov

Bist du bereit zu streiten? Willkommen zu den Kommentaren. Was denkst du mehr in GTD – Zeitmanagement oder persönliche Effektivität? Erzählen Sie uns auch, welche Techniken Ihnen helfen, Ihren Tag zu organisieren.

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