שיטתו של בנג’מין פרנקלין
בנג’מין פרנקלין (בנג’מין פרנקלין) היה בנו של יוצר הסבון, אך הודות לארגון עצמי ולמשמעת הצליח בתחומים רבים: פוליטיקה, דיפלומטיה, מדע, עיתונאות. הוא אחד האבות המייסדים של ארצות הברית של אמריקה – הוא השתתף ביצירת מגילת העצמאות וחוקת המדינה.
דיוקנו של פרנקלין מונח על שטר של מאה דולר, אם כי מעולם לא היה נשיא ארצות-הברית. הוא זוכה עם המחבר של משפטים כנפיים כגון “הזמן הוא כסף” ו “אל תדחה עד מחר מה אתה יכול לעשות היום.”
הזמן של פרנקלין באמת היה בעל חשיבות עצומה.
האם אתה אוהב את החיים? אז אל תבזבז זמן, כי הזמן הוא הבד שמרכיבים את החיים.בנג ‘מין פרנקלין
בגיל 20 פיתח פרנקלין מערכת ניהול זמן שהוא נהנה ממנה לאורך כל חייו. בני זמננו כינו אותו “פירמידת פרנקלין” (לפעמים יש גם את השם “פירמידה של פרודוקטיביות” – פירמידת הפריון).
בלב הפירמידה יש ערכי חיים. אלה הם הנחיות מוסריות לפתרון בעיות. פרנקלין קרא להם מעלות.
עבור עצמו הוא הגדיר 13 מעלות: סובלנות, שתקנות, אהבת סדר, נחישות, חסכנות, חריצות, כנות, צדק, מתינות, ניקיון, רוגע, צניעות ועדינות.
כדי לעבוד מדי יום על עצמם, פרנקלין התחיל מחברת מיוחדת, אשר הובילה את הדף עבור כל עיקרון החיים. כל עמוד הוא נשפך שבעה עמודים (ימים בשבוע). אחר כך ניהל 13 קווים אופקיים לפי מספר המעלות.
כך, בכל יום הוא התמקד באחד המעלות, ובערבים בכיכרות היו מחיקות שנעשו בדרך ל”שלמות מוסרית “.
השלב הבא של הפירמידה של פרנקלין הוא מטרה עולמית. הוא מבוסס על עקרונות חיים ועונה על השאלה: “מה אני רוצה להשיג בגיל של N?” המטרה הגלובלית של רופא, למשל, היא להיות מחלקה מתחת לגיל 35, ולמנהל להתחיל סטארט-אפ.
בנימין פרנקלין הוא באמת אב קדמון של תכנון. הוא תמיד דבק בשגרה וצייר ממש בכל צעד שלקח. לכן בהמשך הפירמידה שלה ללכת:
- תוכנית אב – צעד אחר צעד הוראות להשגת מטרה גלובלית;
- תוכנית לטווח ארוך – מטרות במשך 3-5 השנים הבאות;
- תוכנית לטווח קצר – משימות לשנה הבאה וחודש;
- תכנון שבוע ויום.
כל השלבים של הפירמידה מסודרים ברצף – כל אחד מהם מבוסס על הקודם.
מסקנה
כדי לארגן את היום על ידי השיטה של פרנקלין, אתה צריך להחליט על עקרונות החיים הבסיסיים, להגדיר מטרה גלובלית ולעשות תוכנית להשגתו.
לתכנון לטווח ארוך ולטווח קצר, ניתן להשתמש באחד הכלים האלקטרוניים או להתחיל בלוק נייר וליישם את מערכת “רשומות מהירות”.
שיטת סטיבן קובי
אחד מחסידי מערכת פרנקלין הוא סטיבן Covey. זהו מומחה בעל שם עולמי ומאמן בתחום הניהול. Covey הוא דובר מקצועי ומחבר ספרים רבים. אחד מהם נכלל ברשימת הספרות העסקית המשפיעה ביותר במגזין “טיים”.
זהו פסק זמן הספר “שבעה מיומנויות של אנשים יעילים מאוד”. Covey כתב את זה בשנת 1989, אבל זה הפך רבי מכר רק לאחר שחרור מחדש בשנת 2004.
הרעיון של Covey מבוסס על רצף של שבעה מיומנויות.
- כדי לחדד מסור, זה כל הזמן כדי לשפר.
- כדי להשיג סינרגיה, כלומר, לשאוף לאינטראקציה מועילה הדדית.
- להיות פרואקטיבית.
- נסו לשמוע תחילה, ורק אז – להישמע.
- התחל על ידי הצגת המטרה הסופית.
- לחשוב ברוח “זכה – זכה”.
- ראשית לעשות מה צריך לעשות קודם.
ליישם את המיומנות האחרונה תעזור הפצה מטריצה של משימות ותעדוף. Covey שלה לווה נשיא ארה”ב 34 דווייט דוד אייזנהאואר (דווייט דוד אייזנהאואר).
כל המשימות מחולקות לארבע קבוצות:
- דחוף וחשוב (צריך להיעשות בהקדם האפשרי);
- Nedorchnye חשוב (משימות אסטרטגיות עם תאריך יעד מרוחק);
- דחוף לא חשוב (אתה צריך לעשות את זה מהר, אבל אתה יכול לדחות או לעשות את זה בעצמך);
- בלתי פוסקת וחסרת חשיבות (ככלל, במקרים כאלה ניתן למחוק או להפקיד לצדדים שלישיים).
לדברי קובי, אנשים מצליחים לעתים רחוקות מוצאים את עצמם תחת לחץ זמן במהירות ליישר את המשימות של קטגוריות 1 ו 3, וללא רחמים לתרום דברים מהכיכר של 4. במקרה זה, 60-80% של זמן ומאמץ הם נותנים את ההחלטה של בעיות של ריבוע 2, כי הם קטר של התקדמות.
מסקנה
כדי להיות יעיל יותר, בסוף או בתחילת היום, לכתוב את המשימות לפניך ולבקש מהם לתעדף אותם באמצעות מטריקס אייזנהאואר (או מטריקס Covi- קו כפי שאתה אוהב). כדי לעשות זאת, אתה יכול להשתמש Eisenhower (iOS) או MyEffectivenessHabits (אנדרואיד). נסו לבחון את הפרופורציה: 40% – עניינים דחופים חשובים, 60% – חשוב לא דחוף.
שיטת פריס טים
טימותי פריס (טימותי פריס) – גורו פרודוקטיביות פופולרית. רשומות של הופעותיו הציבוריות אוספות מיליוני השקפות, והספרים מתבלטים באותן מהדורות ענק.
לא פלא – מי לא רוצה “לעבוד 4 שעות בשבוע, לא בולט מחוץ למשרד” משיחה לשיחה, ובמקביל לחיות בכל מקום ולגדול עשיר “? אותו ספר על ידי פריס הפך למספר אחד ברשימות רבי המכר של ה”ניו יורק טיימס “ו”וול סטריט ג’ורנל”.
השיטה שלו עומדת על שני לווייתנים:
- החוק של פארטו: 20% המאמצים לתת 80% מהתוצאה, ואת 80% הנותרים של המאמצים – רק 20% מהתוצאה. זה אומר שאתה צריך להתמקד בפעילויות החשובות באמת.
- חוק פרקינסון: העבודה מתמלאת כל הזמן, משוחררת עליה. משמעות הדבר היא כי המשימה צריכה להיות מוקצה בדיוק כמו הצורך לבצע את זה.
כדי לנהל יותר, אין צורך להגדיל את משך הזמן של יום העבודה. להיפך, לחתוך אותו, להתמקד רק על באמת חשוב. השאר את השאר בצד, outsource או נציג.
הגישה של פריס תואמת את טכניקת התכנון 1-3-5. המהות שלה פשוטה: דבר אחד חשוב הוא נכנס לרשימת המקרים, שלושה בינוני וחמישה קטנים. בסך הכל יש תשע. הם מראש מופצים במונחים של דחיפות, אשר מסייע להיפטר תחושה של חירום.
פריס – היריב של ריבוי משימות ומידע עומס יתר. בעת ביצוע סימולטני של מספר מקרים יש מיקוד של תשומת לב. כתוצאה מכך, הפריון אינו עולה, אלא נופל. כך גם לגבי הקליטה המתמשכת של המידע. בדיקה מתמדת של דואר, שליחים מיידיים ורשתות חברתיות יוצרת תחושת תעסוקה כוזבת בלבד, אך אינה מקרבת אותה אל המטרה.
אבל הלחץ, להיפך, פריס רואה את העוזרים שלנו.
הפחד הוא אינדיקטור. הפחד הוא ידידנו. לפעמים הוא מראה מה לא לעשות, אבל לעתים קרובות יותר מראה מה כדאי לעשות.טים פריס
יש לציין כי טים פריס הוא לא היחיד ששואף לפריון, עובד פחות. סטיבר רובינס (Stever Robbins), מחבר הספר “9 צעדים לעבוד פחות ולנהל יותר”, מציע עבור שיטה זו של “ימים פעילים”, כאשר ביום מסוים אתה להקצות לעצמך “בקר” מי יהיה לפקח על ההתקדמות.
מסקנה
שיטה זו תתאים לך אם אתה לא יכול לעקוב אחר לוח זמנים קפדני כדי לעשות רשימות, כי אתה לא עובד. בנה את היום שלך כך ש -20% מהזמן עסוקים בעניינים המורכבים והחשובים ביותר. השאר צריך להמשיך כרגיל. במילים אחרות, אם אתה צריך להחזיק פגישה עסקית, אז אתה צריך לבחור את היום, הזמן, משך ו בהחלט בצע את לוח הזמנים. את שאר היום ניתן להקדיש לכל עבודה שוטפת.
השיטה של גלב ארכנגלסקי
Gleb Arkhangelsky הוא מומחה בתחום ניהול זמן, מייסד וראש החברה באותו שם. הייחודיות שלה איננה ביצירת התפתחויות מקוריות, אלא בכך שהיא מגדירה את שיטות ניהול הזמן בפשטות ובקלות, תוך התאמתן למציאות המקומית.
Arkhangelsky הוא המחבר של כמה ספרים עסקיים פופולריים: “עבודה 2.0: פריצת דרך בזמן פנוי”, “נוסחה זמן”, “כונן זמן” ואחרים.
האחרון הוא הפופולרי ביותר. “זמן כונן” מספרת על החשיבות של תכנון, הגדרת המטרה ואת המוטיבציה, וגם נותן שיטות יעילות של ניהול זמן המאבק נגד סחבת.
- “צפרדעים”. לכל אחד יש משימות משעממות כי הם נדחים כל הזמן מאוחר יותר. הדברים הלא נעימים האלה נערמים ופוחעים מבחינה פסיכולוגית. אבל אם כל בוקר מתחיל עם “לאכול צפרדע”, כלומר, הדבר הראשון לעשות הוא משימה לא מעניינת, ולאחר מכן להמשיך לאחרים, ואז בהדרגה דברים ימוינו החוצה.
- “עוגנים”. אלה הם מצורפים חומריים (מוסיקה, צבע, תנועה) הקשורים למצב רגשי מסוים. “עוגנים” נדרשים כדי להתכוונן למשימה מסוימת. לדוגמה, אתה יכול להרגיל את עצמך לעבוד עם הדואר למוסיקה קלאסית, ובכל פעם שאתה עצלן מדי כדי לפרוק את תיבת הדואר הנכנס, אתה רק צריך להפוך מוצרט או בטהובן לתפוס את הגל הפסיכולוגי הנחוץ.
- “סטייק בקר מפיל”. ככל שהמשימה גדולה יותר (כתוב עבודת הדוקטורט, למד שפה זרה, וכן הלאה) וקשה יותר, כך קשה יותר להתחיל ליישמה. הפחד הוא רק סולם: לא ברור היכן להתחיל, אם יש מספיק כוח. משימות כאלה נקראות “פילים”. הדרך היחידה “לאכול פיל” היא לבשל “סטייקים” מתוך זה, כלומר, לשבור עסק גדול למספר קטן.
ראוי לציין כי Gleb Arkhangelsky מקדיש תשומת לב רבה לא רק לייעל תהליכי עבודה, אלא גם לנוח (השם המלא של רבי המכר שלו הוא “כונן זמן: איך לנהל לחיות ולעבוד”). הוא משוכנע כי ללא מנוחה טובה, הכוללת שינה בריאה ופעילות גופנית, אי אפשר להיות פרודוקטיבי.
מסקנה
לתכנן את כל יום. Todoist, Wunderlist, TickTick ותוכניות ושירותים דומים אחרים יעזרו לך עם זה. משימות בקנה מידה גדול קשה מחולקים אלה קטנים פשוטים. בבוקר, לעשות את העבודה הכי לא נעים, כדי לעשות רק מה שאתה אוהב את הזמן הנותר. לפתח מעורר שיעזור לך להתמודד עם עצלות, ואל תשכחו לכלול שאר בלוח הזמנים.
שיטה פרנצ’סקו קירילו
אולי אתה לא יודע את השם של פרנצ’סקו סירילו, אבל בטח שמעת על פומודורו. Cirillo הוא מחברם של טכניקה זו זמן ניהול מפורסם. בזמנו היה לפרנצ’סקו בעיות בלימודיו: הצעיר לא היה מסוגל להתרכז, הוא היה מוטרד כל הזמן. טיימר מטבח פשוט בצורת עגבנייה בא להציל.
תמצית שיטת פומודורו: משך הזמן המוקצב לעבודה הוא “עגבניה”. אחת “עגבניות” = 30 דקות (25 דקות לעבודה ו 5 למנוחה). הפעל את הטיימר ועבוד עם ההשפעה המקסימלית והסחות דעת מינימליות במשך 25 דקות. הצליל נשמע – הגיע הזמן לחופשה של חמש דקות. לאחר מכן הפעל מחדש את הטיימר.
לפיכך, הפריון נמדד במספר “עגבניות” שבוצעו ביום. יותר, כן ייטב.
כדי לא לבלות 25 דקות כדי לבוא עם העסק, רשימה של משימות חייב להיות מוכן מראש. בתוכה ניתן לסמן גם את מספר העגבניות השלמות (הצלב ממוקם מול המשימה) והסחות דעת (גרש מונח). זה מאפשר לך לקבוע כמה זמן זה לקח לבצע משימה וכמה קשה זה היה.
השיטה Pomodoro היא סבירה וגמישה. האם אתה רוצה – לנהל רשימת מטלות על נייר ולמדוד את המקטעים של 25 דקות עם טיימר מטבח, ואם אתה רוצה – להשתמש בשירותים מיוחדים ויישומים.
| Windows | OS X ו- iOS | אנדרואיד |
| PomodoroApp | זמן פומודורו | קלייר פוקוס |
| שמור ממוקד | טדאם | Pomotodo |
| תום | עגבניה שטוחה | עגבניות שעון |
לדברי קירילוס, משך האופטימלי של “עגבניות” הוא 20-35 דקות. אבל, לאחר שליטה הטכניקה, אתה יכול להתנסות ולשנות את המרווחים עבור עצמך.
בפירוט עם השיטה Francesco Cirillo ניתן למצוא כאן.
מסקנה
בתחילת היום, להכין רשימה של מקרים ולבצע אותם, מדידת את הזמן עם “עגבניות”. אם אתה מוסחת במשך 25 דקות, לשים את סמל ‘מול המשימה. אם הזמן פג, אבל המשימה עדיין לא הושלמה, לשים + להקדיש את הבא “עגבניה” אליו. במהלך הפסקה של חמש דקות, לעבור לחלוטין מהעבודה לנוח: להסתובב, להאזין למוסיקה, לשתות קפה.
אז, לפני שאתה חמש מערכות ניהול זמן בסיסי, שבו אתה יכול לארגן את היום שלך. אתה יכול ללמוד אותם בפירוט רב יותר ולהיות אפולוג עבור אחת הטכניקות, או שאתה יכול לעבוד על ידי שילוב של טכניקות וטכניקות שונות.
GTD – חלופה לניהול זמן
דוד אלן (דוד אלן), יוצר מתודולוגיית GTD, הוא אחד התיאורטיקנים המפורסמים ביותר של יעילות אישית. ספרו “איך לשים את הדברים בסדר: אומנות הפרודוקטיביות ללא מתח” נקרא מגזין הזמן כספר העסקי הטוב ביותר של העשור.
המונח איך לעשות דברים הוא על שמיעה, רבים בטעות לזהות את זה עם ניהול זמן. אבל אפילו אלן עצמו קורא GTD “השיטה של הגדלת יעילות אישית“.
כך המומחה בעניין זה ויאצ’סלב Sukhomlinov הסביר את ההבדל בין ניהול זמן ו- GTD.
האם אתה מוכן להתווכח? ברוכים הבאים הערות. מה אתה חושב יותר ב GTD – ניהול זמן או יעילות אישית? כמו כן, ספר לנו מה טכניקות לעזור לך לארגן את היום.
