Una forma interesante de ordenar archivos en una PC con una gran cantidad de datos

Del editor: Este post fue escrito por Ilya Petrov, estratega de la agencia de publicidad Leto. Ilya habla sobre cómo ordena los archivos localmente en su computadora. Esto es especialmente interesante porque clientes, licitadores, proyectos: un flujo interminable de información cambia constantemente en su trabajo. Lo sé con certeza, ya que yo mismo trabajé en un trabajo similar …

Parece que finalmente logré encontrar un sistema conveniente para almacenar carpetas y archivos en mi computadora. Desde hace un año, mi computadora de escritorio está vacía y la carpeta “Descargas” rara vez contiene algo más que un par de películas recién horneadas.

Primero, todos los archivos se almacenan en Dropbox. Hay una suscripción de 100 GB, completamente satisfecho.

En la raíz de varias carpetas principales:


“2013” son proyectos en funcionamiento del año en curso
Ilya Petrov – proyectos propios
Carpeta de la sabiduría – libros, conferencias, presentaciones, investigaciones
“Vida”: información personal sobre viajes, planificación de vida, etc.
“Carga de la cámara”: sincronización automática de fotos de iPhone con Dropbox

Las carpetas de proyectos de trabajo y proyectos propios se organizan de acuerdo con un principio similar. En la carpeta “2013”, los proyectos se almacenan de la siguiente manera: 2013 / Cliente / Mes – Proyecto / Número de fase – Etapa / Archivos. En la carpeta “Ilya Petrov” (tiene que encontrar un buen nombre): Ilya Petrov / Mes – Proyecto / Etapa numérica – Etapa / Archivos. Por ejemplo, en la carpeta “Ilya Petrov” hay una carpeta “06 – Strategy Deck” de junio, que tiene las etapas “00 – Documentos”, “01 – Planificación”, “02 – Diseño”, etc.

¿Por qué es conveniente?

La magia principal se debe a que la información está organizada no solo en el sentido, sino también en la lógica del flujo de proyectos. Gracias a la ordenación natural, siempre verá los últimos proyectos, y no tiene que buscar en los nombres de las 50 carpetas en el directorio para encontrar el cliente o trabajo adecuado. También dentro de la carpeta, la información se divide no solo en diseño / borradores / referencias / ideas, sino en “Análisis”, “Preparación de la propuesta”, “Primera presentación al cliente”, “Segunda presentación”, etc.

Screen-Shot-2013-10-22-at-14.17.47

Hay varias carpetas importantes en la carpeta “Vida”:
“Documentos”: copias electrónicas de varios documentos
«Iam» – mis imágenes para todas las presentaciones y conferencias
“Moodboard” es la visualización de la vida. Estoy buscando mi estilo, así que estoy tratando de entender lo que me gusta.
“Compras”: pedidos en las tiendas de Internet, que debe seguir.
“Viajar”: viajes anteriores y futuros.

Aquí, un par de archivos perpetuos: los objetivos de vida y el mapa de excelencia con planificación financiera para los próximos meses.

En “Viajar” las carpetas son similares a los proyectos. Por ejemplo, “2013.10 – Rostov” o “2014.04 – Big Sur”. Aquí hay boletos electrónicos almacenados, reservas, registro, documentos para visas y todo lo relacionado con el viaje. Una vez completados, los viajes se envían a la carpeta “Pasado” o a “Error”.

Simplemente imposible, pero súper cómodo, lógico y natural. Probablemente, debería ser así.