1. Συνοπτικοί πίνακες
Ένα βασικό εργαλείο για την εργασία με ένα τεράστιο ποσό μη δομημένων δεδομένων, από το οποίο μπορείτε να αντλήσετε γρήγορα συμπεράσματα και να μην ασχοληθείτε με το φιλτράρισμα και τη διαλογή με το χέρι. Μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες με διάφορες ενέργειες και να διαμορφώσετε γρήγορα ανάλογα με το πώς θέλετε να εμφανίζονται τα αποτελέσματα.
Μια χρήσιμη προσθήκη. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαγράμματα στροφέων βασισμένα σε πίνακες περιστροφής που θα ενημερώνονται αυτόματα όταν αλλάζουν. Αυτό είναι χρήσιμο εάν, για παράδειγμα, πρέπει να δημιουργείτε τακτικά αναφορές για τις ίδιες παραμέτρους.
Πώς να εργαστείτε
Τα αρχικά δεδομένα μπορούν να είναι οποιεσδήποτε: δεδομένα σχετικά με τις πωλήσεις, τις αποστολές, τις παραδόσεις και ούτω καθεξής.
- Ανοίξτε το αρχείο με τον πίνακα του οποίου τα δεδομένα θέλετε να αναλύσετε.
- Επιλέξτε το εύρος δεδομένων για την ανάλυση.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή → “Πίνακας” → “Πίνακας περιστροφής” (για macOS στην καρτέλα “Δεδομένα” στην ομάδα “Ανάλυση”).
- Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα περιστροφής.
- Προσαρμόστε την εμφάνιση των δεδομένων που έχετε στον πίνακα.
Πριν μας είναι ένας πίνακας με αδόμητα δεδομένα. Μπορούμε να τα συστηματοποιήσουμε και να προσαρμόσουμε την εμφάνιση των δεδομένων που έχουμε στον πίνακα. “Το ποσό των παραγγελιών” που στέλνουμε στις “Αξίες” και “Οι πωλητές”, “Ημερομηνία πώλησης” – στις “Σειρές”. Σύμφωνα με διάφορους πωλητές για διαφορετικά έτη αμέσως μετρήθηκε το ποσό. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αναπτύξετε κάθε χρόνο, τρίμηνο ή μήνα – θα λάβουμε πιο λεπτομερείς πληροφορίες για μια συγκεκριμένη περίοδο.
Το σύνολο των επιλογών θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των στηλών. Για παράδειγμα, έχουμε πέντε στήλες. Χρειάζονται μόνο να οργανώσουν σωστά και να επιλέξουν αυτό που θέλουμε να δείξουμε. Πείτε, το ποσό.
Μπορείτε να το αναφέρετε, για παράδειγμα, ανά χώρα. Μεταφέρουμε τις χώρες.
Μπορείτε να δείτε τα αποτελέσματα για τους πωλητές. Αλλάζουμε τη “χώρα” σε “πωλητές”. Στους πωλητές τα αποτελέσματα θα είναι έτσι.
2. 3D χάρτες
Αυτός ο τρόπος απεικόνισης γεωγραφικών δεδομένων σας επιτρέπει να αναλύσετε τα δεδομένα, να βρείτε μοτίβα περιφερειακής προέλευσης.
Μια χρήσιμη προσθήκη. Συντεταγμένες που δεν θέλουν να συνταγογραφήσουν δεν είναι απαραίτητες – αρκεί απλώς να προσδιορίσετε το γεωγραφικό όνομα στον πίνακα.
Πώς να εργαστείτε
- Ανοίξτε το αρχείο με τον πίνακα με τα δεδομένα που θέλετε να απεικονίσετε. Για παράδειγμα, με πληροφορίες σχετικά με διαφορετικές πόλεις και χώρες.
- Προετοιμάστε τα δεδομένα για εμφάνιση στο χάρτη: “Αρχική σελίδα” → “Μορφοποίηση ως πίνακας”.
- Επιλέξτε το εύρος δεδομένων για την ανάλυση.
- Στην καρτέλα “Εισαγωγή” υπάρχει ένα κουμπί 3D-χάρτη.
Τα σημεία στο χάρτη είναι οι πόλεις μας. Αλλά μόνο οι πόλεις δεν είναι πολύ ενδιαφέρουσες για μας – είναι ενδιαφέρον να δούμε τις πληροφορίες που συνδέονται με αυτές τις πόλεις. Για παράδειγμα, τα ποσά που μπορούν να εμφανιστούν μέσω του ύψους της στήλης. Όταν μετακινείτε το δρομέα στη γραμμή, εμφανίζεται το ποσό.
Επίσης αρκετά ενημερωτικό είναι το διάγραμμα πίτας ανά έτη. Το μέγεθος του κύκλου δίνεται από το άθροισμα.
3. Φύλλο πρόβλεψης
Συχνά, στις επιχειρηματικές διαδικασίες, υπάρχουν εποχιακά πρότυπα που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τον προγραμματισμό. Το φύλλο πρόβλεψης είναι το πιο ακριβές εργαλείο για την πρόβλεψη στο Excel, από όλες τις λειτουργίες που υπήρχαν πριν και είναι τώρα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων των εμπορικών, οικονομικών, μάρκετινγκ και άλλων υπηρεσιών.
Μια χρήσιμη προσθήκη. Για να υπολογίσετε την πρόβλεψη, θα χρειαστείτε δεδομένα για προηγούμενες περιόδους. Η ακρίβεια της πρόβλεψης εξαρτάται από το ποσό των δεδομένων για περιόδους – είναι καλύτερο όχι λιγότερο από ένα χρόνο. Χρειάζεστε τα ίδια διαστήματα μεταξύ των σημείων δεδομένων (για παράδειγμα, ένα μήνα ή ίσο αριθμό ημερών).
Πώς να εργαστείτε
- Ανοίξτε τον πίνακα με τα δεδομένα της περιόδου και τους αντίστοιχους δείκτες, για παράδειγμα, από το έτος.
- Επισημάνετε δύο σειρές δεδομένων.
- Στην καρτέλα “Δεδομένα” της ομάδας, κάντε κλικ στο κουμπί “Πρόβλεψη”.
- Στο παράθυρο “Δημιουργία φύλλου πρόβλεψης”, επιλέξτε ένα γράφημα ή ένα ιστόγραμμα για να απεικονίσετε την πρόβλεψη.
- Επιλέξτε την ημερομηνία λήξης της πρόβλεψης.
Στο παρακάτω παράδειγμα, έχουμε δεδομένα για το 2011, το 2012 και το 2013. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε όχι τους αριθμούς, δηλαδή τις χρονικές περιόδους (δηλαδή όχι στις 5 Μαρτίου 2013, αλλά τον Μάρτιο του 2013).
Για την πρόβλεψη για το 2014, θα χρειαστείτε δύο σειρές δεδομένων: τις ημερομηνίες και τις αντίστοιχες τιμές των δεικτών. Επιλέγουμε και τις δύο σειρές δεδομένων.
Στην καρτέλα “Δεδομένα” στην ομάδα “Πρόβλεψη”, κάντε κλικ στο “Πρόβλεψη”. Στο παράθυρο “Δημιουργία φύλλου πρόβλεψης” που εμφανίζεται, επιλέξτε τη μορφή πρόβλεψης – ένα γράφημα ή ένα ιστόγραμμα. Στο πεδίο “Ολοκλήρωση της πρόβλεψης”, επιλέξτε την ημερομηνία λήξης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Δημιουργία”. Orange γραμμή – αυτή είναι η πρόβλεψη.
4. Γρήγορη ανάλυση
Αυτή η λειτουργία, ίσως, είναι το πρώτο βήμα σε αυτό που μπορεί να χαρακτηριστεί επιχειρηματική ανάλυση. Είναι ωραίο ότι η λειτουργία αυτή εφαρμόζεται με τον πιο φιλικό τρόπο σε σχέση με τον χρήστη: το επιθυμητό αποτέλεσμα επιτυγχάνεται με μερικά μόνο κλικ. Δεν χρειάζεται να μετράτε τίποτα, δεν χρειάζεται να γράφετε τυχόν φόρμουλες. Αρκεί να επιλέξετε το επιθυμητό εύρος και να επιλέξετε ποιο αποτέλεσμα θέλετε να λάβετε.
Μια χρήσιμη προσθήκη. Αμέσως μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους διαγραμμάτων ή σπινθήρες (μικρογραφίες δεξιά στο κελί).
Πώς να εργαστείτε
- Ανοίξτε τον πίνακα με τα δεδομένα για ανάλυση.
- Επιλέξτε το εύρος που θέλετε να αναλύσετε.
- Όταν επιλέξετε ένα εύρος στο κάτω μέρος, εμφανίζεται πάντα το κουμπί “Γρήγορη ανάλυση”. Προτείνει αμέσως να γίνουν διάφορες ενέργειες με τα δεδομένα. Για παράδειγμα, βρείτε αποτελέσματα. Μπορούμε να ανακαλύψουμε τα ποσά, αυτά φαίνονται παρακάτω.
Σε γρήγορη ανάλυση, υπάρχουν επίσης αρκετές επιλογές μορφοποίησης. Δείτε ποιες τιμές είναι μεγαλύτερες και ποιες είναι μικρότερες μπορούν να βρεθούν στα ίδια τα ιστογράμματα.
Επίσης, μπορείτε να βάλετε τα κουτιά των χρωματιστών εικονιδίων: πράσινο – οι υψηλότερες τιμές, κόκκινο – το μικρότερο.
Ελπίζουμε ότι αυτές οι τεχνικές θα σας βοηθήσουν να επιταχύνετε την εργασία με την ανάλυση δεδομένων στο Microsoft Excel και γρήγορα να κατακτάτε τις κορυφές αυτού του συγκροτήματος, αλλά χρήσιμες από την άποψη της εργασίας με την εφαρμογή αριθμών.
Διαβάστε επίσης:
- 10 γρήγορα κόλπα με το Excel →
- 20 μυστικά του Excel, τα οποία θα σας βοηθήσουν να απλοποιήσετε την εργασία →
- 10 πρότυπα Excel που θα είναι χρήσιμα στην καθημερινή ζωή →
