Microsoft Word -toiminnot, joita haluat käyttää työhösi

Pari sanaa siitä, miksi en edes kuvannut Microsoft Wordin ainutlaatuisia ominaisuuksia. Artikkeli kypsyy päähän hitaasti. Ajoittain minun täytyi kuvata editorien samat ominaisuudet kollegoilleni ja rakkaille. Heidän naamioimattomat oivallus yllätys siitä, mitä näin ja kehotti minua kirjoittamaan tätä materiaalia. Toivon, että opit myös itsellesi jotain uutta.

Kaikki seuraavat vinkit toimivat Word 2013: ssa. Suosittelemme, että siirryt ohjelmaan tähän sukupolveen, jos siirryt jonkin verran siirtymään.

1. Aloita kirjoittaminen missä tahansa

“Click and Write” -toiminto ei ole uusi, mutta kaikki eivät ole kuulleet siitä. Usein nähdä, kuinka monta kertaa ihmiset klatsat painiketta “Enter” saada pohjaan sivun ja siellä esimerkiksi kirjoittaa kirjeitä taiteilija.

Kaksoisnapsauttaminen hiirellä voi korvata kymmenet aivoitukset avaimella.

Vie kohdistin haluamasi sijainnin päälle ja tee pari hiiren napsautusta. Sana itse laatii uudet rivit, välilehdet ja ilmoitukset sille paikalle, jonka ilmoitit sille. Tämä näkyy selvästi, kun piilotettuja muotoilusignaaleja tarkastellaan.

Kuinka aloittaa tulostus mistä tahansa paikasta Microsoft Wordissa

2. Käännä suoraan

Kysy naapurisi mitä hän haluaa kääntäjä, ja olet todennäköisesti kuulla Google, «Yandex» PROMT, mutta tuskin Bing. Jostain syystä Microsoftin oma kääntäjä ei ole kovin suosittu alueellamme. Ja turhaan, koska hänen työnsä laatu on tarpeeksi arjen tarpeisiin. Tietenkin Office tarjoaa nopean tekstinkäännöksen Bingin avulla. Suosittelen, että kokeilet sitä.

Melko todennäköisesti, sinun ei enää kiirehdi selain ja Word, loputon kopioida ja liittää lauseet edestakaisin.

Valitsessasi kymmeniä kieliä ja kolme käännösohjelmaa. Löydät ne “Tarkastelu” -välilehdeltä.

Kuinka kääntää tekstin nopeasti Microsoft Wordissa

3. Käytä kartioita

Suunnittelijat tietävät, mitä kerning on, ja ne toimivat usein tekstin käärimisellä. Yksinkertaisesti sanottuna karsinta vastaa kirjainten välisestä etäisyydestä (etäisyys) niiden muodon mukaan. Tämän parametrin muuttaminen voi pakata tai laajentaa samaa sanaa, lausetta tai kohtaa verrattuna normaaliin tilaan. Olen nähnyt, että ihmiset alkavat poistaa osan tekstistä tai päinvastoin “kaataa vettä” vain sopiviksi tietyissä kehyksissä. Kerning ratkaisee tällaiset ongelmat entistä paremmin. Tietenkin karkea peli hänen kanssaan leikkaisi voimakkaasti silmää, mutta pienet manipulaatiot voivat olla sopivia.

Korin muuttaminen on hyödyllistä käytettäessä suuria kirjasimia esimerkiksi valmistettaessa kirjakokoelmia, artikkeleita tai raportteja.

Paina Ctrl + D-yhdistelmää avataksesi “Fontti” -valintaikkunan, siirry toiseen välilehteen “Lisäasetukset”. Täällä voit hemmotella karsimalla. Ja hieman enemmän aiheesta. Haluan vain esitellä sinut mielenkiintoiseen KernType-selainpeliin, jossa sinun täytyy arvata parasta lukemisen lukemista. Nauti!

Miksi on hyödyllistä muuttaa rivinvaihto Microsoft Wordissa

4. Käytä piilotettua tekstiä

Voiko tyhjä Word-asiakirja painaa kymmeniä ja satoja megatavuja? Kyllä! Ja monissa tapauksissa on mielen pilkkoutuminen. Ihmiset eivät näe yhtä sanaa heidän silmiensä edessä, mutta he eivät voi ymmärtää, miksi tiedosto on niin suuri? Pahan virukset tai haitalliset hakkerit? Ei, se ei ole. Kyse on piilotetuista tiedoista. Se voi olla grafiikkaa, kuvia ja tekstiä.

Kuten ei-tulostettavia merkkejä, piilotettuja tietoja ei näytetä näytöllä eikä niitä tulosteta, mutta ne ovat edelleen osa asiakirjaa.

Piilotetun tekstin avulla voit:

  • Piilota luottamukselliset tiedot väliaikaisesti.
  • Jätä kommentit tai anna vastauksia kysymyksiin, joita ei pidä sekoittaa päätekstiin.
  • Tulosta samaan asiakirjaan useita versioita, vuorotellen piilottamalla sen eri osat. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse ottaa yhteyttä useisiin kopioihin tiedostosta!

Valitse jokin tai koko teksti, paina Ctrl + D ja valitse vaihtoehto “Piilotettu”. Fragmentti katoaa ja tulee näkyviin vain, kun näytössä näkyy ei-painatusmerkit. Selvyyden vuoksi piilotettuja tietoja korostetaan mustalla pisteellä.

Miksi tarvitsen piilotettua tekstiä Microsoft Wordissa?

5. Käytä Document Inspector -toimintoa ennen tallentamista

Vanha Word ei voi avata tiedostoa tai näyttää sen väärin? Se on tuttu kaikille ja kaikille! Tällainen vaivaa ympärilläni tapahtuu hälyttävää säännöllisyyttä, koska monet organisaatiot ja ihmiset toimivat edelleen Office 2003 Siksi ennen lähettämistä ja / tai tallentamalla asiakirjan pitäisi tarkistaa sen yhteensopivuuden aiempien Wordin versioissa. Asiakirjan tarkastaja on vastuussa tästä.

Hän voi myös aloittaa vammaisten tekstin luettavuuden tarkistamisen ja tärkeämpää löytää piilotetut ominaisuudet ja tiedot asiakirjassa.

Toiminto määrittää esimerkiksi makrojen, sulautettujen asiakirjojen, näkymätöntä sisältöä ja muita mahdollisesti ongelmallisia tiedostoelementtejä.

Mikä on Microsoft Word -dokumenttien tarkastaja?

6. Muokkaa PDF-tiedostoa

Vaihtoehtojen runsaus ei ole aina hyödyllistä. Työskentely PDF: n kanssa on elävä esimerkki tästä. Joskus ihmiset häviävät jopa valitsemalla työkalun, jossa he haluavat käsitellä PDF-tiedostoa. Tässä ja klassisessa Adobe Reader -ohjelmassa ja vaihtoehtoisessa Foxit Reader -ohjelmistossa sekä nykyaikaisemmassa selaimessa ja useissa muissa verkkopalveluissa. Yksi menestyneimmistä tavoista on kuitenkin pinnalla – tämä on artikkelin sankari.

Word 2013 ei pelkästään avaa, vaan voit myös muokata PDF-dokumentin sisältöä.

Muokkaaja muuntaa tekstin, taulukot, luettelot, grafiikat ja muut elementit DOCX-tiedostoon säilyttäen alkuperäisen muotoilun mahdollisimman tarkasti. On huomattava, että on hyvin, hyvin arvokas. Voit myös lisätä PDF-tiedostoja Word-dokumenttiin sulautetuksi objektiksi. Tällöin näytetään vain ensimmäinen PDF-sivu tai tiedoston linkkikuvake.

Microsoft Word 2013 voi muokata PDF-tiedostoja

7. Aseta video

Ei ole mikään salaisuus, että kuiva tekstin pitkä tarkastelu vähentää nopeasti huomiota ja johtaa kiinnostuksen menettämiseen lukijalle. Siksi lähes kaikki opiskelijat, luennoitsijat ja toimistotyöntekijät laimentavat linjat kaavioiden, taulukoiden, kaavioiden ja muiden visuaalisten temppujen avulla. Kuitenkin vain muutamat käyttävät paljon tehokkaampaa työkalua – videota.

Word voi lisätä videoita Bing-hausta asiakirjaan, lisätä YouTube-videoita ja upottaa koodit eri verkkosivustoilta.

Älä myöskään välitä tiedostojen lopullisesta koosta. Asiakirja ei tallenna itse videota, vaan vetää sen linkin vain visuaaliseen muotoon. Tietenkin sinun on katsottava internetyhteys.

Microsoft Wordissa voit lisätä online-videon

8. Työskentele asiakirjassa yhdessä ja kommentoi muokkauksia

Muista klassisen sanat: “Mitä kukaan ei tee – tekemme yhdessä”? Ne liittyvät tähän päivään. Vain, että kaikki eivät ymmärrä, miten oikein rakentaa yhteinen työ. Valitettavasti on edelleen mahdollista nähdä, miten henkilö valitsee jonkin värin tekstin, suluissa liittää hänen toimitukselleen tai vastalauseineen ja lähettää asiakirjan takaisin. Tällaisissa hetkissä alkaa vuosisadan hermostunut nykiminen. Wordin uusimmalla versiolla voit helposti kommentoida ja tehdä muokkauksia julkiseen tiedostoon. Tätä on käytettävä!

Word 2013 antaa mahdollisuuden vastata muiden ihmisten kommentteihin, mikä tekee editorista erinomaisen työkalun keskusteluun ryhmätyössä.

Vietä muutama minuutti tutkia “Näytä” -välilehti, jakaa uusia taitoja työtovereiden, ja saat tunnetta täynnä kaikki helppous yhdessä.

Yhteistyö ja kommentit Word 2013: ssa

9. Yksinkertaista työtä taulukoiden kanssa

Antakaa minun arvata, lisääkö vielä taulukon rivit ja sarakkeet napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja siirtymällä vastaavaan valikkokohtaan? Kaikki on paljon yksinkertaisempaa!

Siirrä kohdistin juuri sen paikan ylä- tai alapuolella (vasemmalle / oikealle), johon haluat lisätä rivin tai sarakkeen. Word kehottaa sinua välittömästi lisäämään taulukkoa.

Muuten editorin uusin versio on saanut useita uusia toimintoja taulukoiden luomiseen. Päivitä tietosi.

Word-taulukon taulukon ja rivien lisääminen nopeasti

10. Yhdistä asiakirjan osat lohkoihin

Ollakseni rehellinen, on työntekijöitä, jotka ovat valmiita selailla 100 + asiakirjan sivut vain tappaakseen aikaa. Jos haluat nopeasti siirtyä suuria tiedostoja, sinun täytyy oppia muutamia pikanäppäimistä salamannopeita navigointia tai jäsentämään töitään.

Eri tasojen otsikoiden avulla voit minimoida asiakirjan elementit, joita et parhaillaan työskentele.

Aseta kohdistin otsikon viereen, ja ohjelma kehottaa sulkemaan lohkon sisällön. Siten jopa valtavat teokset sopivat vain pari sivua.

Yläosat auttavat minimoimaan ja laajentamaan tekstisanaa

Löyditkö itsellesi jotain mielenkiintoista? Lue vain Lifehacker-artikkeli Wordin 20 salaisuuksista, mikä auttaa yksinkertaistamaan työtäsi. Tai anna neuvoja kommentteihin.

Loading...