ई-मेल में ऑटो-प्रतिक्रियाओं का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें

क्या आप “हैलो, इस समय मैं आपके पत्र का जवाब नहीं दे सकता” की शैली में अपने अक्षरों के ऑटो प्रतिक्रियाओं से नाराज हूं। विशेष रूप से जब सब कुछ जलता है और जवाब “कल” ​​की आवश्यकता होती है। इस तरह के उत्तर लोगों को जलन और अन्य नकारात्मक भावनाओं का कारण बनते हैं, और कारणों से आप अब सवाल का जवाब नहीं दे सकते हैं, वे बिल्कुल परवाह नहीं करते हैं।

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एक बार फिर से लोगों को परेशान न करने के लिए, उन्हें समझने के लिए और शायद, एक मुस्कान, आप मानक उत्तरों को थोड़ा संपादित कर सकते हैं।

स्पष्ट से बचें

आरंभ करने के लिए, आइए ऐसे उत्तरों से शुरू करें जो हर किसी को सबसे ज्यादा परेशान करते हैं और आपको इसका उपयोग नहीं करना चाहिए था।

मुझे आपका पत्र मिला सबसे पहले, यह पूरी तरह से सच नहीं है। क्योंकि पत्र आपके बॉक्स में गिर गया, लेकिन क्या आपने इसे देखा या पढ़ा यह एक और मामला है। यदि आपने इसे नहीं पढ़ा है, तो आपने या तो इसे अनदेखा किया है, या आपके पास और अधिक महत्वपूर्ण चीजें हैं। और यही कारण है कि यह और भी परेशान करता है।

मैं जितनी जल्दी हो सके अपना पत्र पढ़ूंगा। ऐसे उत्तरों छोड़ना बहुत जोखिम भरा है। सबसे पहले, प्रत्येक व्यक्ति के पास “सबसे छोटी शर्तों” के लिए समय सीमा का अपना विचार होता है। दूसरा, उन सभी को ऐसे उत्तर छोड़कर जो आपको अपने काम की गर्म अवधि के दौरान पत्र भेजते हैं, आप लोगों को इन “सबसे छोटी शर्तों” में जवाब प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं। इस तरह के समय के लिए बड़ी संख्या में अक्षरों का उत्तर देने के लिए बस अवास्तविक है। और लोग नाराज, परेशान और गुस्से में हैं।

आपके संदेश के लिए धन्यवाद राजनीति अच्छी है। लेकिन अगर आप अभी भी पत्रों का जवाब नहीं देते हैं तो आपके “धन्यवाद” का क्या उपयोग है? लोगों ने समय लिया और आपको एक पत्र लिखा, और बदले में धन्यवाद और चुप्पी के साथ एक मानक पत्र प्राप्त हुआ। यह पता चला है कि आपने न केवल अपने पत्रों का जवाब नहीं दिया, बल्कि यह भी बहुत ही अमानवीय साबित हुआ।

कृपया 24-48 घंटों के भीतर उत्तर की उम्मीद करें। इस तरह की प्रतिक्रिया कम परेशान होती है और अधिक उपयोगी हो सकती है, क्योंकि यह किसी व्यक्ति को एक निश्चित समय सीमा को इंगित करती है। लेकिन अगर आप समझते हैं कि आपके पास अभी भी समय नहीं है, तो ऐसे ऑटो-प्रतिक्रिया को अस्वीकार करना या एक और समय अंतराल सेट करना बेहतर है – कम स्पष्ट। उदाहरण के लिए, “3-5 दिनों के भीतर उत्तर की उम्मीद करें।”

व्यक्ति में अच्छी प्रकृति में जागने की कोशिश करो

यही है, उस उत्तर का चयन करें जो जलन पैदा नहीं करेगा और एक व्यक्ति को अच्छे मूड में छोड़ देगा। यदि आप काम में इतने व्यस्त नहीं थे तो आपको ऑटो उत्तरदाता का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होगी। यह इसके बारे में है और संदेश में उल्लेख करने लायक है। ताकि एक व्यक्ति समझ सके कि आप जवाब नहीं दे रहे हैं क्योंकि आलस्य या आप वहां जो लिखा है उसमें रुचि नहीं रखते हैं। लेकिन क्योंकि आपके पास इसके लिए एक अच्छा कारण है।

कुछ लिखो – “फिलहाल मैं काम में बहुत व्यस्त हूं और संदेशों को संसाधित करने के लिए समय नहीं है। लेकिन जैसे ही मैं कर सकता हूं मैं आपके पत्र का उत्तर दूंगा। आपके धैर्य और समझ के लिए धन्यवाद। “

अंत में, यदि उत्तर इतना महत्वपूर्ण है, तो कोई व्यक्ति आपको बस कॉल कर सकता है और आपको एक मिनट के भीतर जो कुछ भी चाहिए उसे ढूंढ सकता है।

विनोद की भावना का प्रयोग करें

जगह पर और विषय पर हास्य स्थिति को सुस्त करने में बहुत मददगार है। कभी-कभी एक मुस्कुराहट पर्याप्त होती है और सब कुछ तुरंत हो जाता है, और जलन और क्रोध गायब हो जाता है। अपने ऑटो-जवाब में इसका उपयोग करने का प्रयास करें। बस याद रखें कि हर किसी के पास हास्य की भावना है और कुछ जवाब इतने हास्यास्पद प्रतीत नहीं हो सकते हैं। इसलिए, आसानी से और सामान्य विषयों पर मजाक करें।

यह कुछ ऐसा हो सकता है जैसे “मैं काम की हिमस्खलन से ढंका था। जैसे ही मलबे से बाहर खुलने पर बचाव कार्य खत्म हो जाएगा, मैं निश्चित रूप से आपका पत्र पढ़ूंगा और इसका जवाब दूंगा, “आदि।

ब्रेवटी प्रतिभा की बहन है

ऑटो-प्रतिक्रिया बहुत लंबी नहीं होनी चाहिए (अन्यथा इसे अंत तक नहीं पढ़ा जाएगा, साथ ही आप उस व्यक्ति का समय भी लेंगे जो इस मामले में सामान्य प्रतिक्रिया की उम्मीद कर रहा था) और आदर्श रूप से तीन अंक होते हैं:

1. यह ईमेल एक ऑटो-जवाब है।
2. इस पत्र को क्यों भेजा गया था।
3. इस पत्र के प्राप्तकर्ता के आगे की कार्रवाई। उदाहरण के लिए, आप छुट्टी पर हैं, और इस अवधि के लिए आपको उस स्थान पर प्रतिस्थापित किया गया है और, उसे संबोधित करने के लिए सभी प्रश्नों पर: आपके डिप्टी का नाम और संपर्क विवरण।

यदि आप इस समस्या के समाधान के लिए रचनात्मक रूप से और सही ढंग से सब कुछ लिखते हैं, तो ऐसा ऑटो-उत्तर प्राप्तकर्ताओं को परेशान नहीं करेगा। विशेष रूप से यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति के संपर्क छोड़ देते हैं जो आपकी अनुपस्थिति में सभी मुद्दों को हल करता है।

बोनस बोर्ड

केविन रोज़, जिसका मेलबॉक्स प्रति दिन अविश्वसनीय अक्षरों से भरा हुआ है, सेटिंग्स बदल दी और “दिवालियापन फ़िल्टर” बनाया। कभी-कभी, हमारे सभी प्रयासों के बावजूद, हम महत्वपूर्ण पत्रों को याद करते हैं। इसलिए, केविन इस तरह के एक ऑटो-प्रतिसादकर्ता बनाने का प्रस्ताव करता है, जो दो सप्ताह के बाद समान संदेश भेजता है:

“आपका ई-मेल (पता) 14 दिनों के भीतर खोला नहीं गया था। ई-मेल के संचय को कम करने के लिए, इसे संग्रह में रखा गया था। यदि आप अभी भी एक उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं, तो बस “उत्तर दें” पर क्लिक करें और आपका पत्र प्राथमिकता कतार में स्वचालित रूप से रखा जाएगा। धन्यवाद। “

यह, ज़ाहिर है, सबसे विनम्र उत्तर नहीं है, लेकिन यदि आप वास्तव में उन संदेशों से निपट नहीं पाते हैं जो आपको भरते हैं, तो इससे बहुत मदद मिल सकती है। सबसे पहले, आप व्यक्ति को यह बताते हैं कि उसका पत्र हटाया नहीं गया है या पढ़ा गया है और अनुत्तरित छोड़ दिया गया है; दूसरी बात, यदि उसके लिए यह महत्वपूर्ण है, तो वह पढ़ने के लिए कतार में अपना संदेश भेजकर खुद को फिर से याद दिलाने में सक्षम होगा; और, आखिरकार, तीसरा, आप अभी भी इस तथ्य के लिए क्षमा चाहते हैं कि आपके पास अभी भी पत्र पढ़ने के लिए समय नहीं है।