Benjamin Franklinin menetelmä
Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) oli sapattivalmistajan poika, mutta itseorganisaation ja kurinalaisuuden ansiosta hän onnistui monilla aloilla: politiikka, diplomatia, tiede, journalismi. Hän on yksi Amerikan yhdysvaltojen perustajajäsistä – hän osallistui maan itsenäisyysjulistuksen ja perustuslain luomiseen.
Franklinin muotokuva asetetaan sata dollariin, vaikka hän ei koskaan ollut Yhdysvaltojen presidentti. Hänet tunnustetaan sellaisten siivekkäisten lauseiden tekijäksi, kuten “Aika on rahaa” ja “Älä lyö huomenna, mitä voit tehdä tänään”.
Franklinin aika oli todella tärkeä.
Rakastatko elämää? Sitten älä tuhlaa aikaa, koska aika on elin, joka muodostaa elämän.Benjamin Franklin
Franklin kehitti 20-vuotiaana ajanhallintajärjestelmän, jota hän nautti koko elämänsä ajan. Nykytaiteilijat kutsuivat sen “Franklinin pyramidiksi” (joskus on myös nimi “tuottavuuden pyramidi” – tuottavuuspyramidi).
Pyramidin ytimessä ovat elämän arvot. Nämä ovat moraalisia ohjeita ongelmien ratkaisemiseksi. Franklin kutsui heitä hyveiksi.
Itselleen, hän tunnistaa 13 hyveitä: Temperance, hiljaisuus, rakkaus järjestys, tarkkuus, säästäväisyys, teollisuus, vilpittömyys, oikeudenmukaisuus, maltillisuus, puhtaus, rauhallisuus, siveys ja nöyryyttä.
Päivittäiseen työhön itselleen, Franklin aloitti erityisen muistikirjan, joka johti jokaisen elämäperiaatteen sivulle. Jokaista sivua hän vuotui seitsemään sarakkeeseen (viikonpäivät). Sitten hän teki 13 vaakaviivaa hyveiden määrän mukaan.
Niinpä joka päivä hän keskittyi erään hyveen, ja iltaisin neliöissä, jotka oli merkitty “epäolennainen täydellisyys”.
Franklinin pyramidin seuraava vaihe on maailmanlaajuinen tavoite. Se perustuu elämän periaatteet ja vastaa kysymykseen: “Mitä haluan saavuttaa vuoteen N vuotta?” Yleisenä tavoitteena lääkärille, voi esimerkiksi olla halu tulla osastonylilääkäri jopa 35 vuotta, ja johtaja – ajaa käynnistyksen.
Benjamin Franklin on todella to-do-suunnittelun isä. Hän aina noudatti rutiinia ja maalasi kirjaimellisesti jokaisen askeleen, jonka hän otti. Siksi sen pyramidissa mennään:
- pääsuunnitelma – vaiheittaiset ohjeet maailmanlaajuisen tavoitteen saavuttamiseksi;
- pitkän aikavälin suunnitelma – tavoitteet seuraavalle 3-5 vuodelle;
- lyhyen aikavälin suunnitelma – tehtävät seuraavalle vuodelle ja kuukaudelle;
- Viikon ja päivän suunnittelu.
Kaikki pyramidin vaiheet järjestetään peräkkäin – jokainen seuraavista perustuu edelliseen.
johtopäätös
Jos haluat järjestää päiväsi Franklinin menetelmän avulla, sinun on päätettävä peruselämän periaatteista, asetettava globaali tavoite ja laadittava suunnitelma sen saavuttamiseksi.
Pitkän ja lyhyen aikavälin suunnittelussa voit käyttää jotain sähköistä työkalua tai aloittaa paperilevyn ja toteuttaa Quick Records -järjestelmän.
Steven Covey -menetelmä
Yksi Franklin-järjestelmän seuraajista on Stephen Covey. Tämä on maailmankuulu asiantuntija ja valmentaja johdon alalla. Covey on ammattimainen puhuja ja kirjoittaja monista kirjoista. Yksi niistä oli aikakauslehden vaikutusvaltaisimman yrityskirjallisuuden listassa.
Tämä on aika-out kirja “Seitsemän taidot erittäin tehokkaat ihmiset”. Covey kirjoitti sen vuonna 1989, mutta siitä tuli bestseller vasta sen jälkeen, kun se julkaistiin uudelleen vuonna 2004.
Covey-konsepti perustuu seitsemän taidon sarjaan.
- Sauman terävöittäminen paranee jatkuvasti.
- Tavoitteena on synergia, toisin sanoen pyrkiä molempia osapuolia hyödyttävään vuorovaikutukseen.
- Ole ennakoiva.
- Yritä kuulla ensin, ja vasta silloin – kuulet.
- Aloita esittämällä lopullinen tavoite.
- Ajattelemaan “voittaneen” hengessä.
- Tee ensin mitä on tehtävä ensin.
Toteuta viimeinen taito auttaa tehtävien matriisijakaumaa ja priorisointia. Herra Covey lainasi 34. Yhdysvaltain presidentiltä Dwight David Eisenhowerilta (Dwight David Eisenhower).
Kaikki tehtävät on jaettu neljään ryhmään:
- Kiireellistä ja tärkeää (on tehtävä mahdollisimman pian);
- Nedorchnye tärkeä (strategiset tehtävät, joilla on kauas määräaika);
- Kiireellinen ei ole tärkeää (sinun on tehtävä se nopeasti, mutta voit lykätä sitä tai tehdä sen itse);
- Jatkuva ja merkityksetön (yleensä tällaiset tapaukset voidaan poistaa tai antaa kolmansille osapuolille).
Mukaan Covey, menestyvät ihmiset harvoin joutuvat kiireessä niin nopeasti suoristamaan tehtäviä luokkien 1 ja 3, ja säälimättä lahjoittaa asioita neliön 4. Tässä tapauksessa 60-80% ajasta ja vaivaa ne antavat päätöksen ongelmista neliön 2, koska ne ovat kehityksen veturi.
johtopäätös
Jotta voisit olla tehokkaampaa, lopeta tai aloita päivä, kirjoita tehtävät ennen sinua ja pyydä heitä priorisoimaan heidät käyttämällä Eisenhower-matriisia (tai Covi-ko-matriisia, kuten haluat). Voit tehdä tämän käyttämällä Eisenhower (iOS) tai MyEffectivenessHabits (Android). Yritä huomioida osuus: 40% – tärkeät kiireelliset asiat, 60% – tärkeä ei-kiireellinen.
Tim Ferriss -menetelmä
Timothy Ferriss (Timothy Ferriss) – suosittu tuottavuusguru. Hänen julkisten esiintymisensä tiedot keräävät miljoonia näkemyksiä, ja kirjat poikkeavat samoista valtavista painoksista.
Ei ihme – kuka ei halua työskennellä 4 tuntia viikossa, ei jättäytyä toimistosta “soitosta puheluun ja samalla elää missä tahansa ja kasvaa”? Sama Ferrissin kirja tuli The New York Timesin ja The Wall Street Journalin bestsellerien listalle.
Hänen menetelmänsä on kaksi valaistusta:
- Pareto laki: 20% työtä antaa 80% tuloksista, kun taas loput 80% vaivaa – vain 20% tuloksista. Tämä tarkoittaa, että sinun on keskityttävä todella tärkeisiin toimiin.
- Parkinsonin laki: työ täyttää koko ajan ja vapautuu siitä. Tämä tarkoittaa, että tehtävä olisi kohdistettava täsmälleen niin paljon kuin on tarpeen sen toteuttamiseksi.
Jotta voit hallita enemmän, sinun ei tarvitse lisätä työpäivän kestoa. Päinvastoin, leikkaa se keskittyen vain todella tärkeään. Jätä loput sivuun, ulkoa tai siirrä.
Ferrissin lähestymistapa vastaa suunnittelutekniikkaa 1-3-5. Sen ydin on yksinkertainen: yksi tärkeä asia on merkitty luetteloon, kolme keskipitkällä ja viisi pientä. Yhteensä yhdeksän. Ne ovat a priori jakautuneita kiireellisiksi, mikä auttaa poistamaan hätätilanteen.
Ferriss – monitoimilaitteen vastustaja ja informaation ylikuormitus. Useiden tapausten samanaikaisessa toiminnassa on huomion hajottaminen. Tuloksena tuottavuus ei kasva, vaan se laskee. Sama pätee tietojen jatkuvaan imeytymiseen. Pysyvä sähköpostin lukeminen, pikaviestimien ja sosiaaliset verkostot ainoastaan luo valheellisen työllisyyttä, mutta ei lähemmäksi tavoitetta.
Mutta stressi, päinvastoin, Ferriss pitää avustajia.
Pelko on osoitus. Pelko on ystävä. Ajoittain hän näyttää, mitä ei tehdä, mutta näyttää usein mitä kannattaa tehdä.Tim Ferriss
On huomattava, että Tim Ferriss ei ole ainoa, joka pyrkii tuottavuuteen ja työskentelee vähemmän. Stever Robbins (Stever Robbins), kirjoittanut kirjan “9 toimenpiteet, jotta työtä vähemmän ja saada enemmän aikaan,” tarjoaa tämä menetelmä “aktiivista päivää”, kun eräänä päivänä nimittää “valvoja”, joka seuraa edistymistä.
johtopäätös
Tämä menetelmä sopii sinulle, jos et voi noudattaa tiukkaa aikataulua ja tehtäväluetteloita, jos et toimi. Rakenna päiväsi niin, että 20% ajasta oli monimutkaisimpia ja tärkeimpiä asioita. Loput pitäisi jatkaa tavalliseen tapaan. Toisin sanoen, jos haluat pitää työpalaverissa sinun täytyy valita päivä, kellonaika, kesto ja noudata aikataulun. Loppuosa voidaan jakaa mihin tahansa nykyiseen työhön.
Gleb Arkhangelskyn menetelmä
Gleb Arkhangelsky on ajankäytön alan asiantuntija, jonka nimi on yrityksen perustaja ja päällikkö. Sen erityispiirre ei ole alkuperäisen kehityksen luomisessa vaan siinä, että se asettaa ajanhallinnan menetelmät helposti ja helposti, mukauttamalla ne kotimaisiin todellisuuksiin.
Arkhangelsky on kirjoittanut useita suosittuja yrityskirjoja: “Työ 2.0: läpimurto vapaa-aikaan”, “Aika-kaava”, “Aika-ajo” ja muut.
Viimeksi mainittu on suosituin. “Time-Drive” kertoo suunnittelun, tavoitteiden asettamisen ja motivaation merkityksestä sekä antaa tehokkaita ajankäytön menetelmiä ja taistelua viivyttelyä vastaan.
- “Sammakot”. Jokaisella on tylsät tehtävät, jotka jatkuvasti siirretään myöhemmin. Nämä epämiellyttävät asiat ovat kasaantumassa ja psykologisesti murskaaviksi. Mutta jos jokainen aamu alkaa “syömisen sammakko”, eli ensimmäinen asia on jonkinlainen epäedullinen tehtävä ja sitten mennä muille, sitten vähitellen asiat lajitellaan.
- “Ankkurit”. Nämä ovat aineellisia liitetiedostoja (musiikkia, väriä, liikkumista), jotka liittyvät johonkin emotionaaliseen tilaan. “Ankkureita” tarvitaan, jotta voidaan virittää tiettyyn tehtävään. Voit esimerkiksi kokeilla postia klassiseen musiikkiin ja aina, kun olet liian laiska satunnaisen postilaatikon purkamiseen, sinun täytyy vain kääntää Mozart tai Beethoven saamaan tarvittava psykologinen aalto.
- “Naudanpihvi elefantista”. Mitä suurempi tehtävä on (kirjoittaa väitöskirja, oppia vieraan kielen jne.) Ja sitä vaikeampi määräaika on, sitä vaikeampi on aloittaa se. Pelättäminen on vain mittakaava: epäselvää, mistä aloittaa, jos on tarpeeksi voimaa. Tällaisia tehtäviä kutsutaan “norsuiksi”. Ainoa tapa “syödä norsun” on kokata “pihvejä” ulos, eli murtaa suuri yritys useisiin pieniin.
On huomionarvoista, että Gleb arkkienkeli kiinnittää suurta huomiota paitsi järkeistää työprosesseja, mutta myös muut (koko nimi hänen bestseller – “Aika akseli: miten on aikaa elää ja työskennellä”). Hän on vakuuttunut siitä, että ilman hyvää lepoa, joka sisältää terveellisen unen ja liikunnan, on mahdotonta olla tuottavaa.
johtopäätös
Suunnittele joka päivä. Todoist, Wunderlist, TickTick ja muut vastaavat ohjelmat ja palvelut auttavat sinua tämän kanssa. Vaikeat suuret tehtävät on jaettu yksinkertaisiin pieniin. Aamulla, tee kaikkein epämiellyttävä työ, jotta voit tehdä vain mitä pidät jäljellä. Kehitä laukaisuja, jotka auttavat sinua selviytymään laiskuudesta, ja älä unohda liittää aikatauluun.
Menetelmä Francesco Cirillo
Ehkä et tiedä Francesco Cirillon nimeä, mutta olet luultavasti kuullut Pomodorosta. Cirillo on tämän kuuluisan ajanhallintatekniikan tekijä. Hänen aikanaan Francesco oli vaikeuttanut opintojaan: nuori mies ei voinut keskittyä, hänet häiriintyi koko ajan. Yksinkertainen keittiöajastin tomaatin muodossa tuli pelastukseen.
Pomodoro-menetelmän ydin: työhön käytetty aika on “tomaatti”. Yksi “tomaatti” = 30 minuuttia (25 minuuttia työtä ja 5 lepoa varten). Aloita ajastin ja työskentele mahdollisimman tehokkaasti ja minimoi häiriöt 25 minuuttia. Signaali kuuluu – on aika viiden minuutin tauko. Käynnistä sitten ajastin uudelleen.
Siten tuottavuus mitataan päivittäin suoritetuilla “tomaateilla”. Mitä enemmän, sitä paremmin.
Pelastaa 25 minuuttia keksimiseen itse tehdä, luettelon tehtävistä sinun täytyy tehdä etukäteen. Silloin et voi myös merkitä peräti määrä “tomaatteja” (laittaa X eteen ongelma) ja häiriötekijät (heittomerkki). Näin voit määrittää, kuinka kauan kesti toteuttamisen tehtävän ja kuinka paljon se oli vaikeaa.
Pomodoro menetelmä – edullinen ja joustava. Haluatko – pitää to-do-lista paperille ja selvittää, miten 25 minuutin välein keittiöajastin ja haluat – käyttää erityisiä palveluja ja sovelluksia.
| Windows | OS X ja iOS | Android |
| PomodoroApp | Pomodoro-aika | ClearFocus |
| Pidä keskittynyt | Tadam | Pomotodo |
| Tomighty | Litteä tomaatti | Clockwork Tomaatti |
Cyrillon mukaan “tomaatin” optimaalinen kesto on 20-35 minuuttia. Mutta kun olet oppinut tekniikan, voit kokeilla ja vaihtaa välejä itsellesi.
Yksityiskohtaisesti menetelmällä Francesco Cirillo löytyy täältä.
johtopäätös
Päivän alussa tee luettelo tapauksista ja suorita ne, mitataan aika “tomaateilla”. Jos sinua häiritsee 25 minuuttia, laita symboli ‘vastakkaiseen tehtävään. Jos aika on kulunut umpeen, mutta tehtävää ei ole vielä tehty, laita + ja anna sille seuraava “tomaatti”. Viiden minuutin tauon aikana voit siirtyä kokonaan työstä toiseen: kävellä, kuunnella musiikkia ja juoda kahvia.
Joten ennen kuin olet viisi perusajankäsittelyjärjestelmää, joiden avulla voit järjestää päiväsi. Voit tutkia niitä tarkemmin ja tulla apologiksi jollekin tekniikasta, tai voit kehittää omia yhdistämällä erilaisia tekniikoita ja tekniikoita.
GTD – vaihtoehto ajanhallinnalle
GTD-metodologian luoja David Allen (David Allen) on yksi henkilökohtaisen tehokkuuden tunnetuimmista teoreetikoista. Hänen kirjansa “Kuinka laittaa asiat järjestykseen: tuottavuuden taidetta ilman stressiä” nimettiin aikakauslehdeksi vuosikymmenen parhaaksi yrityskirja.
Termi “Getting Things Done” on kuulemisen aikana, ja monet virheellisesti tunnistavat sen ajanhallinnalla. Mutta jopa Allen itse kutsuu GTD: tä “kasvavaksi menetelmäksi henkilökohtainen tehokkuus“.
Näin asian asiantuntija Vyacheslav Sukhomlinov selitti eron ajankäytön ja GTD: n välillä.
Oletko valmis kiistelemään? Tervetuloa kommentteihin. Mitä mieltä olet enemmän GTD-ajanhallinnasta tai henkilökohtaisesta tehokkuudesta? Kerro myös, mitä tekniikoita auttaa sinua järjestämään päiväsi.
