4 data analyse teknikker i Microsoft Excel

1. Sammendragstabeller

Et grundlæggende værktøj til at arbejde med en enorm mængde ustrukturerede data, hvorfra du hurtigt kan drage konklusioner og ikke forstyrre filtrering og sortering manuelt. Pivottabeller kan oprettes ved hjælp af flere handlinger og hurtigt konfigureres afhængigt af, hvordan du vil vise resultaterne.

En nyttig tilføjelse. Du kan også oprette pivotdiagrammer baseret på pivottabeller, der automatisk opdateres, når de ændres. Dette er nyttigt, hvis du f.eks. Regelmæssigt skal oprette rapporter om de samme parametre.

Hvordan man arbejder

De oprindelige data kan være: data om salg, forsendelser, leverancer og så videre.

1. Åbn filen med tabellen, hvis data du vil analysere.
2. Vælg dataregmentet for analysen.
3. Gå til fanen Indsæt → “Tabel” → “Pivottabel” (for macOS på fanen “Data” i “Analyse” -gruppen).
4. Dialogboksen Opret pivottabel skal vises.
5. Tilpas displayet af de data, du har i tabellen.

Før os er et bord med ustrukturerede data. Vi kan systematisere dem og tilpasse visningen af ​​de data, vi har i tabellen. “Antallet af ordrer” vi sender til “Værdier” og “Sælgere”, “Salgsdato” – i “Rækker”. Ifølge forskellige leverandører for forskellige år tælles umiddelbart mængden. Om nødvendigt kan du implementere hvert år, kvart eller måned – vi vil få mere detaljerede oplysninger for en bestemt periode.

Sættet af indstillinger afhænger af antallet af kolonner. For eksempel har vi fem kolonner. De har brug for bare for at ordne og vælge, hvad vi vil vise. Sig, mængden.

Du kan f.eks. Detailere det efter land. Vi overfører “Lande”.

Du kan se resultaterne for sælgere. Vi ændrer “Country” til “Sellers”. På sælgere vil resultaterne blive sådan.

2. 3D-kort

Denne måde at visualisere geo-referencedata giver dig mulighed for at analysere data, finde mønstre, der er af regional oprindelse.

En nyttig tilføjelse. Koordinater ingen steder at foreskrive er ikke nødvendig – det er nok bare at angive det geografiske navn i tabellen.

Hvordan man arbejder

1. Åbn filen med tabellen, hvis data du vil visualisere. For eksempel med oplysninger om forskellige byer og lande.
2. Forbered dataene til visning på kortet: “Home” → “Format as a table”.
3. Vælg dataregmentet for analysen.
4. På fanen “Indsæt” er der en 3D-kort-knap.

Punkterne på kortet er vores byer. Men bare byer er ikke meget interessante for os – det er interessant at se oplysningerne knyttet til disse byer. For eksempel de beløb, der kan vises gennem højden af ​​kolonnen. Når du flytter markøren over linjen, vises mængden.

Også ret informativ er cirkeldiagrammet i mange år. Størrelsen af ​​cirklen er givet af summen.

3. Prediction sheet

Ofte i forretningsprocesserne er der sæsonbetonede mønstre, der skal tages i betragtning ved planlægningen. Prognosebladet er det mest præcise værktøj til prognoser i Excel, end alle de funktioner, der var før og nu. Det kan bruges til at planlægge aktiviteter i kommerciel, finansiel, marketing og andre tjenester.

En nyttig tilføjelse. For at beregne prognosen skal du bruge data for tidligere perioder. Nøjagtigheden af ​​prognoser afhænger af mængden af ​​data for perioder – det er bedre ikke mindre end et år. Du har brug for de samme intervaller mellem datapunkter (for eksempel en måned eller et lige antal dage).

Hvordan man arbejder

1. Åbn bordet med dataene for perioden og dets tilsvarende indikatorer, for eksempel fra året.
2. Fremhæv to rækker af data.
3. På fanen “Data” i gruppen skal du klikke på knappen “Forecast sheet”.
4. I vinduet “Opret et prognoseark” skal du vælge en graf eller et histogram for at visualisere prognosen.
5. Vælg slutdatoen for prognosen.

I eksemplet nedenfor har vi data for 2011, 2012 og 2013. Det er vigtigt at angive ikke tallene, nemlig tidsperioderne (dvs. ikke den 5. marts 2013, men i marts 2013).

For prognosen for 2014 skal du have to serier af data: datoerne og de tilsvarende værdier for indikatorerne. Vi vælger begge serier af data.

På fanen “Data” i “Forecast” -gruppen, klik på “Forecast sheet”. I vinduet “Opret et prognoseark”, der vises, skal du vælge formatet for forudsigelsen – en graf eller et histogram. I feltet “Udfyld prognosen” skal du vælge slutdatoen og derefter klikke på “Opret” -knappen. Orange linje – dette er prognosen.

4. Hurtig analyse

Denne funktionalitet er måske det første skridt til, hvad der kan kaldes en forretningsanalyse. Det er dejligt, at denne funktionalitet implementeres på den mest venlige måde med hensyn til brugeren: Det ønskede resultat opnås med blot et par klik. Du behøver ikke at tælle noget, du behøver ikke at skrive ned nogen formler. Det er nok at vælge det ønskede interval og vælge hvilket resultat du vil modtage.

En nyttig tilføjelse. Du kan øjeblikkeligt oprette forskellige typer diagrammer eller sparklines (mikrografer lige i cellen).

Hvordan man arbejder

1. Åbn tabellen med dataene til analyse.
2. Vælg det interval, du vil analysere.
3. Når du vælger en rækkevidde nederst, vises knappen “Hurtig analyse” altid. Hun foreslår straks at gøre flere mulige handlinger med dataene. Find f.eks. Resultater. Vi kan finde ud af summen, de er vist nedenfor.

I hurtig analyse er der også flere muligheder for formatering. Se hvilke værdier der er større, og hvilke der er mindre, findes i selve histogramcellerne.

Du kan også sætte i boksene med farvede ikoner: grøn – de højeste værdier, rød – den mindste.

Vi håber, at disse teknikker vil bidrage til at fremskynde arbejdet med dataanalyse i Microsoft Excel og hurtigt erobre toppen af ​​dette kompleks, men nyttigt med hensyn til at arbejde med taleprogrammer.

Læs også:

• 10 hurtige tricks med Excel →
• 20 hemmeligheder af Excel, som vil hjælpe med at forenkle arbejdet →
• 10 Excel skabeloner, der vil være nyttige i hverdagen →