Hvordan man effektivt bruger auto-svar i e-mail

Er du irriteret af auto-svar på dine breve i stil med “Hej, i øjeblikket kan jeg ikke svare på dit brev”. Især når alt brænder og svaret er nødvendigt “i går”. Sådanne svar giver folk irritation og andre negative følelser, og årsagerne til, at du ikke kan besvare spørgsmålet nu, er absolut ligeglad.

Hvordan man effektivt bruger auto-svar i e-mail
© foto

For endnu en gang at ikke irritere folk, for at få dem til at forstå og måske et smil, kan du let redigere standard svarene.

Undgå det indlysende

Til at begynde med, lad os starte med de svar, der irriterer alle mest, og at du ikke burde have brugt.

Jeg modtog dit brev. For det første er det ikke helt sandt. Fordi brevet faldt i din kasse, men om du så det eller læste det, er det en anden sag. Hvis du ikke har læst det, så ignorerede du det, eller du har vigtigere ting at gøre. Og det er derfor, det irriterer endnu mere.

Jeg vil læse dit brev så hurtigt som muligt. At forlade sådanne svar er meget risikabelt. For det første har hver person sin egen ide om en tidsramme for “korteste vilkår”. For det andet forlader de sådanne svar til alle dem, der sender dig breve i de varme perioder af dit arbejde, og du lader folk håbe på at få svar på disse “korteste vilkår”. At besvare et stort antal bogstaver i en sådan periode er simpelthen urealistisk. Og folk er fornærmet, irriteret og vred.

Tak for din besked. Høflighed er god Men hvad er brugen af ​​din “tak”, hvis du stadig ikke svarer på breve? Folk tog sig tid og skrev dig et brev og modtog i modsætning til et standardbrev med tak og tavshed. Det viser sig, at du ikke kun svarede på deres breve, men det viste sig også at være meget uhensigtsmæssigt.

Forvent venligst et svar inden for 24-48 timer. Et sådant svar irriterer mindre og kan være mere nyttigt, da det angiver en bestemt tidsramme for en person. Men hvis du forstår at du stadig ikke har tid, er det bedre at nægte et sådant automatisk svar eller indstille et andet tidsinterval – mindre klart. For eksempel “Forvent et svar inden for 3-5 dage.”

Prøv at vække i den gode natur

Det vil sige, vælg det svar, der ikke ville forårsage irritation og forlade en person i godt humør. Du behøver ikke bruge en automatisk responder, hvis du ikke var så travlt med arbejdet. Det handler om det, og det er værd at nævne i meddelelsen. Så en person forstår at du ikke svarer, ikke fordi dovenskab eller du ikke er interesseret i, hvad der er skrevet der. Men fordi du har en god grund til dette.

Skriv noget som: “I øjeblikket er jeg meget optaget af arbejde og har ikke tid til at behandle meddelelser. Men jeg vil svare dit brev så hurtigt som muligt. Tak for din tålmodighed og forståelse. “

Til sidst, hvis svaret er så vigtigt, så kan en person bare ringe til dig og finde ud af alt hvad du behøver inden for et minut.

Brug en sans for humor

Humor til stedet og om emnet er meget nyttigt for at udjævne situationen. Sommetider er et smil nok, og alting falder straks på plads, og irritation og vrede forsvinder. Prøv at bruge dette i dit auto-svar. Bare husk på samme tid, at alle har sin sans for humor, og nogle af svarene kan ikke virke så latterlige. Derfor joke let og på generelle emner.

Det kan være noget som “Jeg var dækket af en lavine af arbejde. Så snart redningen arbejder på at grave mig ud af murbrokkerne, er det forbi, vil jeg helt sikkert læse dit brev og svare på det, “osv.

Brevity er talentens søster

Autosvaret bør ikke vare meget længe (ellers vil det ikke blive læst til slutningen, plus du vil også tage tid på den person, der forventede et normalt svar i sagen) og bestod ideelt af tre punkter:

1. Denne email er et automatisk svar.
2. Grunden til, at dette brev blev sendt.
3. Yderligere handlinger fra modtageren af ​​dette brev. For eksempel er du på ferie, og i denne periode er du erstattet af det og det på alle spørgsmål for at henvende sig til ham: Navn og kontaktoplysninger for din stedfortræder.

Hvis du kommer op til løsningen af ​​dette problem kreativt og korrekt skriver alt, vil et sådant automatisk svar ikke længere irritere modtagerne. Især hvis du forlod der kontakter af en person, der i dit fravær løser alle problemer.

Bonus Board

Kevin Rose, hvis postkasse er fyldt med et utroligt antal bogstaver hver dag, ændrede indstillingerne og oprettet et “konkursfilter”. Nogle gange, på trods af alle vores bestræbelser savner vi vigtige breve. Derfor foreslår Kevin at oprette en sådan auto-responder, som sender lignende meddelelser efter to uger:

“Din e-mail (adresse) blev ikke åbnet inden for 14 dage. For at minimere akkumuleringen af ​​e-mails blev den placeret i arkivet. Hvis du stadig vil modtage et svar, skal du blot klikke på “Svar”, og dit brev vil automatisk blive placeret i prioritetskøen. Tak. “

Dette er selvfølgelig ikke det mest høflige svar, men hvis du virkelig ikke klare de meddelelser, der fylder dig, kan dette hjælpe meget. Først skal du lade personen vide, at hans brev ikke er slettet eller læst og efterladt ubesvaret; For det andet, hvis det er vigtigt for ham, vil han være i stand til at minde sig igen og sende sin besked til køen for at læse; Og endelig, for det tredje, undskylder du stadig for, at du stadig ikke har tid til at læse brevet.