Οι Ιάπωνες ήταν πάντα, είναι και θα είναι πολύ συνεπείς. Όταν παρακολούθησα το ντοκιμαντέρ “Ο Jiro ονειρεύεται σούσι”, ήταν πολύ εντυπωσιασμένος. Ειδικά η ιστορία του Giro Ohno ότι θεωρούνται αξιέπαινες για να φέρουν κάθε θέμα στην τελειότητα. Ακόμη και αν εργάζεστε ως φύλακα, δεν πρέπει να διαμαρτύρονται για την τύχη, αλλά θα πρέπει να φέρνουν τις δουλειές σας στην τελειότητα. Οι Ιάπωνες δεν πηδούν από την εργασία στην εργασία για να αναζητήσουν το ιδανικό, μπορούν από οποιαδήποτε εργασία στο τέλος να κάνουν τη δουλειά των ονείρων τους. Επειδή το όλο θέμα βρίσκεται στην προσέγγιση.
Γιατί να μην μάθουν ξανά από τους Ιάπωνες και να δοκιμάσουν τη μέθοδο διαχείρισης τους, την οποία χρησιμοποιούν στη διαχείρισή τους, εφαρμόζοντας όχι μόνο την εργασία, αλλά και τον εαυτό τους; Έψαξα για πληροφορίες σχετικά με αυτό το σύστημα στο Διαδίκτυο και προσπάθησα να οικοδομήσω μια πιο ατομική προσέγγιση από την εταιρική προσέγγιση.
Kaizen, kaydzen (.; Jap 改善 kaydzen, Romaji Kaizen? Αντιμετώπισε μια εσφαλμένη έκδοση του «kaizen») – την ιαπωνική φιλοσοφία ή την πρακτική που εστιάζει στη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών παραγωγής, την ανάπτυξη, τις επιχειρηματικές διαδικασίες υποστήριξης και διαχείρισης, καθώς και όλες τις πτυχές της ζωής.
Η βάση της μεθόδου Kaizen αποτελείται από 5 βασικά στοιχεία, “5 S”:
- Σεϊρι – ακρίβεια
- Seiton – παραγγελία
- Seiso – καθαριότητα
- Seiketsu – τυποποίηση
- Shitsuke – πειθαρχία
Αυτές οι αρχές μπορούν να προσαρμοστούν τόσο για το έργο τους όσο και για τη ζωή τους. Μετά το τέλος του Δευτέρου Παγκοσμίου Πολέμου, χάρη στην εφαρμογή αυτής της τεχνικής, πολλές ιαπωνικές εταιρείες, συμπεριλαμβανομένης της Toyota, κατάφεραν να ανακάμψουν γρήγορα και να ξεπεράσουν τις χαμένες ικανότητες.
Εργασία
Αν αποφασίσετε να προσπαθήσουμε να εφαρμόσουμε το Kaizen 5 prinitspe στο έργο του, τότε αυτά τα 5 σημεία πρέπει να πάρει τη θέση της τιμής μπροστά από τη μύτη σας και να κολλήσει εκεί για όσο διάστημα η απόδοσή τους δεν θα είναι η βάση της δουλειάς σας.
1. Ταξινόμηση. Πρέπει να καθίσετε, να σκεφτείτε προσεκτικά και να κάνετε μια λίστα με αυτά που θέλετε να βελτιώσετε και τι νομίζετε ότι σας εμποδίζει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά. Αυτή η αρχή δηλώνει ότι ένας υπάλληλος δεν πρέπει να κάνει τίποτα περιττό, δεν κάνει τη δουλειά του. Ποιο από τα παρακάτω είναι το λιγότερο σχετικό με την κύρια δουλειά σας; Κάποιο μέρος μπορεί να μειωθεί στο ελάχιστο (έλεγχος αλληλογραφίας, εργασία με έγγραφα), μερικοί μπορούν να μεταβιβαστούν σε κάποιον στην εξειδίκευση του οποίου είναι πιο σχετικοί. Για παράδειγμα, σε ορισμένες επιχειρήσεις συνηθίζεται ότι οι ίδιοι οι διαχειριστές πωλήσεων υπολογίζουν το κόστος των υπηρεσιών που πωλούνται, εκδίδουν λογαριασμούς και συνάπτουν συμβάσεις. Αν και στην πραγματικότητα, οι λογαριασμοί και ο υπολογισμός του κόστους – αυτό είναι το λογιστικό τομέα, και τις συμβάσεις – η νομική υπηρεσία, ή πάλι, η λογιστική υπηρεσία. Μερικές φορές φαίνεται ότι αν το κάνεις όλος ο εαυτός σου, θα είναι γρηγορότερο και δεν θα χρειαστεί να τρέξεις στους λογοτέχνες. Αυτό το μέρος, για κάποιο λόγο, όλα τα αναστατωμένα, και μερικές φορές φοβίζει, πάνω απ ‘όλα. Αλλά στην πραγματικότητα, αν οργανώσετε τη διαδικασία σωστά και μεταφέρετε σε αυτά τα τμήματα, στην πραγματικότητα, αυτή είναι η δουλειά τους, τα πράγματα θα πάνε πολύ πιο γρήγορα.
Σκεφτείτε, αυτό είναι περιττό και ξεφορτώστε το. Και σκεφτείτε τι απλές αλλαγές μπορούν να γίνουν στη ροή εργασίας. Καθώς ο ωκεανός αποτελείται από σταγόνες, οι παγκόσμιες αλλαγές αρχίζουν με μικρές αλλαγές.
2. Διάταξη και εγκατάσταση της παραγγελίας Αφού πέσει όλα τα επιπλέον, μπορείτε να απλοποιηθεί η διαδικασία της εργασίας, έχοντας χτίσει μια επιχείρηση με τη σωστή σειρά. Θα είναι καλό εάν έχετε τουλάχιστον τις πρώτες εβδομάδες θα κρατήσει κάτι σαν ημερολόγιο στην επιφάνεια εργασίας σας, η οποία θα διενεργείται με την καταγραφή της υπόθεσης, την ώρα κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν, το χρονικό διάστημα που χρειάστηκε για να τις εκτελέσει και να γιορτάσουν την προτεραιότητά τους. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να είναι ότι τα πιο σημαντικά πράγματα που ξοδεύουν λιγότερο συνολικό χρόνο, και τη ρουτίνα τρώει περισσότερο, αν και μερικές φορές φαίνεται ότι είναι πιο απλό να πάρουμε, για παράδειγμα, για την κατάρτιση σχεδίων για την ημέρα (εβδομάδα, μήνα), να ταλαντεύεται, και στη συνέχεια, ήδη ζεσταθεί για να εκτελέσει το πιο σημαντικό. Στο τέλος, μπορεί να συμβεί ότι δεν έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε το πιο σημαντικό πράγμα.
Αν γνωρίζετε ότι συνήθως έχετε 2-3 δύσκολα πράγματα να κάνετε, είναι καλύτερο να τα τοποθετήσετε για ένα χρονικό διάστημα, όταν η παραγωγικότητα σας είναι στο μέγιστο. Έχουμε ήδη δημοσιεύσει ένα άρθρο σχετικά με τις “προμετωπικές Δευτέρες” και ίσως αυτή η επιλογή είναι μόνο για εσάς.
3. Καθαρισμός ή στίλβωση. Μετά το τέλος της ημέρας, μην ξεχάσετε να καθαρίσετε το γραφείο σας και να τοποθετήσετε τα πάντα στη θέση του. Η εύρεση των σωστών πράξεων και εγγράφων είναι πολύ ευκολότερη όταν όλα βρίσκονται εκεί όπου πρέπει.
Η εντολή πρέπει να επιβληθεί όχι μόνο στην επιφάνεια εργασίας, αλλά και στο κεφάλι σας. Για να το κάνετε αυτό, θα ήταν καλύτερα να διαθέσουν λίγα λεπτά για να δείτε το ημερολόγιο εργασίας σας και να προβεί σε απολογισμό, για να κάνει τις απαραίτητες σημειώσεις και … ξεχάστε το έργο, όταν βρείτε τον εαυτό σας πέρα από το όριο του γραφείου του. Επειδή το επόμενο πρωί πρέπει να έρθεις να δουλέψεις με καθαρό κεφάλι και φρέσκες σκέψεις. Τα οφέλη από μια απόσπαση της προσοχής από την εργασία και να επιστρέψει σε αυτό μετά από λίγο καιρό, έχουμε και περισσότερες από μία φορά έγραψε. Έτσι έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να βρείτε μια ενδιαφέρουσα και φρέσκια λύση.
4. Τυποποίηση (συστηματοποίηση). Μόλις μπορείτε να απαλλαγείτε από τις υποθέσεις, η εφαρμογή των οποίων δεν αποτελεί μέρος των ευθυνών σας, που χτίστηκε ροή εργασίας τους και να σπάσει προς τα κάτω, όχι μόνο στο χώρο εργασίας αλλά και στο κεφάλι σας, ήρθε η ώρα να κάνουμε αυτό το σύστημα. Δηλαδή, κάθε πρωί πρέπει να κάνετε τα πάντα σύμφωνα με αυτό το ενσωματωμένο σχέδιο. Παρατηρήστε το και θα δείτε τα αποτελέσματα.
5. Διατήρηση της πρακτικής. Όταν εκτελούνται οι πρώτες 4 διαδικασίες, γίνονται για εσάς ένας νέος τρόπος εργασίας. Πρέπει να κολλήσετε στο προοριζόμενο μονοπάτι και να μην επαναφέρετε τις παλιές συνήθειες και μεθόδους.
Εάν σκέφτεστε για μια νέα μέθοδο, είναι πιο πιθανό να σκεφτείτε πώς μπορείτε να κάνετε οποιεσδήποτε άλλες αλλαγές για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα. Και έτσι θα επανεξετάσετε πάλι τις πρώτες 4 πτυχές, κάνοντας αλλαγές στη διαδικασία. Συνεπώς, βελτιώνετε συνεχώς τις μεθόδους της δουλειάς σας. Και αυτό είναι το σωστό δρόμο, επειδή ο κύριος στόχος του Kaizen είναι μια συνεχής, αδιάκοπη τελειότητα.
Ζωή
Το ίδιο “5S” μπορεί να προσαρμοστεί σε οποιαδήποτε πτυχή της ζωής. Για παράδειγμα, θέλετε να ξεκινήσετε έναν υγιεινό τρόπο ζωής.
Το πρώτο “S”. Καθίστε, διαιρέστε τα φύλλα σε δύο μέρη και γράψτε όλα όσα σας ενοχλούν σε μια στήλη, και στη δεύτερη – τι βοηθά.
Το δεύτερο “S”. Μετά τον καθορισμό όλες τις θετικές και αρνητικές πτυχές, κάνετε στον εαυτό σας ένα πρόγραμμα που περιλαμβάνει όλες τις χρήσιμες (βόλτα στο πάρκο, πρόσβαση στο πεζόδρομο στο μεσημεριανό γεύμα, κλπ, κλπ). Εκτός από τη δημιουργία ενός “χρονοδιαγράμματος υγείας”, μπορείτε απλά να κάνετε μια λίστα με αυτά που πρέπει να αρχίσετε να κάνετε. Για παράδειγμα, κάνετε στον εαυτό σας ένα πρόγραμμα μείωσης της χρήσης των πρόχειρο φαγητό στο ελάχιστο και τη σταδιακή εισαγωγή των υγιεινών τροφίμων στην καθημερινή διατροφή σας. Θα πρέπει να γίνει σταδιακά, αλλιώς το σώμα, και μετά από αυτόν η δύναμη της θέλησης απλά ανταρτών, που απαιτούν μια δόση ζάχαρης και απλούς υδατάνθρακες, στην οποία είχε συνηθίσει.
Το τρίτο “S”. Για να είμαι ειλικρινής, θεωρώ ότι είναι δύσκολο να συντάξει μια αναλογία με αυτό το S, αλλά αν το έκανα για τον εαυτό μου, θα είχα μόλις συμπεριληφθεί αυτό το στοιχείο ως «καθαρισμό». Η διατήρηση της καθαριότητας και της τάξης είναι πολύ σημαντική, ό, τι προσπαθείτε να κάνετε. Αυτό αφορά τόσο την εργασία όσο και τη ζωή. Δεδομένου ότι σε ένα στρώμα δωμάτιο ένα άτομο χάνει τη δύναμη και τη σωστή διάθεση. Επιπλέον, ο καθαρισμός μπορεί να μετατραπεί στην αρχική φάση της άσκησης, ή να κάνουν μια στοχαστική διαδικασία όπου θα πρέπει να επικεντρωθεί αποκλειστικά σε φυσικές δραστηριότητες και εντελώς καθαρό μυαλό σας από σκέψεις.
Τέταρτη “S”. Και τώρα είναι καιρός να μετατρέψουμε όλες τις αλλαγές σε ένα σύστημα. Απλά κολλήστε στο δημιουργημένο πρόγραμμα και θα γίνει ο συνηθισμένος τρόπος ζωής σας
Πέμπτο “S”. Παρακολουθήστε τον εαυτό σας και ξεφορτωθείτε τους πειρασμούς να επιστρέψετε στην παλιά, ευκολότερη ζωή. Στην αρχή, ένας υγιεινός τρόπος ζωής δίνεται τόσο σκληρά, επειδή υπάρχουν τόσα πειρασμοί που είναι δύσκολο να παραμείνουν. Και να βελτιώσετε βρίσκοντας νέους τρόπους για να βελτιώσετε τη ζωή σας.
Αφού διάβασα ένα τεράστιο ποσό υλικού, συνειδητοποίησα ότι το σύστημα Kaizen μπορεί να προσαρμοστεί σε οτιδήποτε. Το κύριο πράγμα είναι να τηρήσουμε τους βασικούς κανόνες – να απαλλαγούμε από περιττές, να χτίσουμε το σύστημα και να το βελτιώνουμε συνεχώς!
