1. Обобщителни таблици
Основно средство за работа с огромно количество неструктурирани данни, от които можете бързо да извлечете заключения и да не се занимавате с филтриране и сортиране ръчно. Обикновените таблици могат да се създават, като се използват няколко действия и бързо се конфигурират в зависимост от това как искате да покажете резултатите.
Полезно допълнение. Можете също така да създавате графи за завъртане въз основа на осеви таблици, които автоматично ще се актуализират, когато бъдат променени. Това е полезно, ако например трябва редовно да създавате отчети за същите параметри.
Как да работите
Първоначалните данни могат да бъдат всякакви: данни за продажбите, доставките, доставките и т.н.
- Отворете файла с таблицата, чиито данни искате да анализирате.
- Изберете диапазона от данни за анализа.
- Отворете раздела Вмъкване → “Таблица” → “Обща таблица” (за macOS в раздела “Данни” в групата “Анализ”).
- Трябва да се покаже диалоговият прозорец “Създаване на осеви маси”
- Персонализирайте показването на данните, които имате в таблицата.
Преди нас е таблица с неструктурирани данни. Можем да ги систематизираме и да персонализираме показването на данните, които имаме в таблицата. “Количеството поръчки”, които изпращаме до “Стойности” и “Продавачи”, “Дата на продажба” – в “Редове”. Според различни доставчици за различни години, веднага се брои сумата. Ако е необходимо, можете да разполагате всяка година, тримесечие или месец – ще получите по-подробна информация за определен период от време.
Наборът от опции ще зависи от броя на колоните. Например имаме пет колони. Те просто трябва да подредят правилно и да изберат това, което искаме да покажем. Кажете, сумата.
Можете да го детайлизирате, например, по държави. Прехвърляме “страните”.
Можете да видите резултатите за продавачите. Променяме “Държава” на “Продавачи”. На продавачите резултатите ще бъдат такива.
2. 3D карти
Този начин на визуализиране на геореферирани данни ви позволява да анализирате данни, да намерите модели с регионален произход.
Полезно допълнение. Координатите, които никъде не трябва да предписват, не са необходими – достатъчно е просто да посочите географското име в таблицата.
Как да работите
- Отворете файла с таблицата, чиито данни искате да визуализирате. Например, с информация за различни градове и държави.
- Подгответе данните за показване на картата: “Начало” → “Форматиране като таблица”.
- Изберете диапазона от данни за анализа.
- В раздела “Вмъкване” има бутон за 3D карта.
Точките на картата са нашите градове. Но само градове не са много интересни за нас – интересно е да видите информацията, обвързана с тези градове. Например, сумите, които могат да бъдат показани чрез височината на колоната. Когато преместите курсора върху лентата, се показва сумата.
Също доста доста информативна е платформата по години. Размерът на кръга се определя от сумата.
3. Прогнозен лист
Често в бизнес процесите има сезонни модели, които трябва да бъдат взети предвид при планирането. Прогнозният лист е най-точният инструмент за прогнозиране в Excel, от всички функции, които са били преди и сега. Тя може да се използва за планиране на дейностите на търговски, финансови, маркетингови и други услуги.
Полезно допълнение. За да изчислите прогнозата, ще са ви необходими данни за по-ранни периоди. Точността на прогнозите зависи от количеството данни за периоди – по-добре е не по-малко от година. Имате нужда от еднакви интервали между точките за данни (например месец или равен брой дни).
Как да работите
- Отворете таблицата с данните за периода и съответните показатели, например от годината.
- Маркирайте два реда данни.
- В раздела “Данни” в групата кликнете върху бутона “Прогнозен лист”.
- В прозореца “Създаване на прогнозен лист” изберете графика или хистограма, за да визуализирате прогнозата.
- Изберете крайната дата за прогнозата.
В примера по-долу имаме данни за 2011 г., 2012 г. и 2013 г. Важно е да се посочат не цифрите, а именно времевите периоди (т.е. не на 5 март 2013 г., а през март 2013 г.).
За прогнозата за 2014 г. ще ви трябват две серии данни: датите и съответните стойности на индикаторите. Избираме двете серии от данни.
В раздела “Данни” в групата “Прогнози” кликнете върху “Прогнозен лист”. В прозореца “Създаване на прогнозен лист”, който се показва, изберете формата за предсказване – графика или хистограма. В полето “Завършване на прогнозата” изберете крайната дата и след това кликнете върху бутона “Създаване”. Orange линия – това е прогнозата.
4. Бърз анализ
Тази функционалност може би е първата стъпка към това, което може да се нарече бизнес анализ. Хубаво е, че тази функционалност се изпълнява по най-приятелски начин по отношение на потребителя: желаният резултат се постига само с няколко кликвания. Не е нужно да броите нищо, не е нужно да записвате никакви формули. Достатъчно е да изберете желания диапазон и да изберете резултата, който искате да получите.
Полезно допълнение. Веднага можете да създадете различни типове диаграми или искраци (микрограф вдясно в клетката).
Как да работите
- Отворете таблицата с данните за анализ.
- Изберете обхвата, който искате да анализирате.
- Когато изберете диапазона по-долу, винаги се появява бутонът “Бърз анализ”. Тя незабавно предлага да направите няколко възможни действия с данните. Намерете например резултати. Можем да разберем сумите, които са показани по-долу.
В бързия анализ има и няколко възможности за форматиране. Вижте кои стойности са по-големи и кои са по-малки могат да бъдат намерени в самите хистограмни клетки.
Също така можете да поставите кутиите с цветни икони: зелено – най-високите стойности, червено – най-малкият.
Надяваме се, че тези техники ще помогнат за ускоряване на работата с анализ на данни в Microsoft Excel и бързо ще завладеят върховете на този комплекс, но полезни по отношение на работата с номера.
Прочетете още:
- 10 бързи трика с Excel →
- 20 тайни на Excel, които ще ви помогнат да опростите работата →
- 10 шаблони за Excel, които ще бъдат полезни в ежедневието →
